Guide de traitement de la solde et du contentieux

III.            TRAITEMENT DES DOSSIERS 

Il comporte deux ├®tapes :

•  lÔÇÖenregistrement et le circuit des dossiers ;

•  le traitement des dossiers

 

III.1.       Enregistrement et circuit des dossiers 

 

III.1.1.    Enregistrement des dossiers 

CÔÇÖest une op├®ration qui consiste ├á inscrire dans un registre ou un fichier ├®lectronique les noms et pr├®noms, lÔÇÖobjet, lÔÇÖorigine, la date pour la tra├ºabilit├® des dossiers.

Il sÔÇÖagit aussi de d├®crire le cheminement suivi par un dossier dans les diff├®rentes structures en charge de la r├®ception des dossiers :

•  ├Ç la Sous-direction dÔÇÖaccueil, du courrier et de liaison centrale, les dossiers sont re├ºus, enregistr├®s et transmis successivement aux bureaux des courriers de la Direction G├®n├®rale du Budget (DGB) et de la Direction de la D├®pense de Personnel et des Pensions (DDPP).

•  Au bureau du courrier de la Direction de la D├®pense de Personnel et des Pensions les dossiers sont transmis ├á la Sous-direction de la R├®forme

•  Les dossiers sont ensuite soumis ├á la cotation du Sous-Directeur de la R├®forme aux diff├®rents chefs de service, chacun en ce qui le concerne. La liste des dossiers ainsi transmis est affich├®e aux babillards pour consultation

 

III.1.2     Circuit des dossiers (voir sch├®ma synoptique en annexe) 

Le circuit du dossier se pr├®sente en une s├®rie dÔÇÖ├®tapes ├á parcourir du Sous- directeur ├á lÔÇÖAgent de traitement et vice versa, en passant par le chef de service et le chef de bureau :

•  Le bureau du courrier re├ºoit les dossiers, les contr├┤le, les enregistre et les envoie au Directeur ou au Sous-directeur pour cotation ;

•  Le Directeur ou le Sous-directeur cote les dossiers au Chef de service comp├®tent ;

•  Le Chef de service re├ºoit les dossiers quÔÇÖil cote aux Chefs de bureau ou aux Agents pour contr├┤le des pi├¿ces, ├®tude et traitement ;

•  Le dossier non conforme est rejet├® ; lÔÇÖagent pr├®pare la note de rejet, le soumet au Chef de Bureau pour visa, puis au Chef de Service pour signature. Le dossier rejet├® est enregistr├® et retourn├® au courrier, pour ├¬tre renvoy├® ├á lÔÇÖint├®ress├® par courrier postal

•  Le dossier conforme est trait├® par codification (saisie simple) ou par ├®tat des sommes dues (ESD) :

* SÔÇÖagissant de la codification, lÔÇÖagent pr├®pare la fiche de codification qui est vis├® par le Chef de bureau et sign├® par le Chef de Service ;

* Quant ├á lÔÇÖ├®tat des sommes dues, lÔÇÖagent pr├®pare le manuscrit et le soumet au contr├┤le et visa du Chef de bureau ;

– Le Chef de bureau contr├┤le le projet manuscrit, le vise, lÔÇÖenregistre et le transmet au contr├┤le du Chef de Service ;

– Le Chef de service contr├┤le, vise le projet manuscrit et le transmet au secr├®tariat pour saisie ;

– Le chef de bureau contr├┤le le dossier saisi, le vise et le transmet ;

– Le chef de bureau contr├┤le le dossier frapp├®, le vise et lÔÇÖenvoie au chef de service ;

– Le chef de service contr├┤le le dossier, le vise, lÔÇÖenregistre et lÔÇÖenvoie au Sous-directeur ;

– Le Sous-directeur contr├┤le le dossier, le vise et lÔÇÖenvoie au Directeur pour contr├┤le et signature ;

– Le Directeur contr├┤le et signe le dossier; le dossier sign├® est retourn├® au Sous-directeur qui lÔÇÖenvoie au bureau des archives pour attribution du num├®ro du dossier sign├® ;

– Le dossier sign├® est retourn├® au chef de service initiateur du projet pour enregistrement.

•  D├¿s lÔÇÖouverture du r├®seau informatique, le chef de service confie les dossiers codifi├®s et les ├®tats de sommes dues sign├®s ├á lÔÇÖop├®rateur de saisie pour traitement informatique ;

•  LÔÇÖop├®rateur saisit les dossiers et les retourne au Chef de service ;

•  Le Chef de service pr├®pare les bordereaux des dossiers saisis et enregistr├®s quÔÇÖil transmet au Sous-directeur ;

•  Le Sous-directeur proc├¿de ├á la transmission ├®lectronique et physique (ordonnancement) des dossiers au Tr├®sor pour contr├┤le et paiement

 

III.2.       Processus de traitement des dossiers 

On distingue trois types de traitement :

•  le traitement manuel ;

•  le traitement informatique ;

•  le traitement des rejets

 

III.2.1.    Traitement manuel 

On distingue quatre techniques de traitement manuel :

•  les contr├┤les ├á effectuer ;

•  les codifications ;

•  les ├®tats des sommes dues ;

•  le certificat administratif

 

III.2.1.1.     Les contr├┤les 

Deux types de contr├┤le sont op├®r├®s ├á ce niveau de travail :

•  Contr├┤les sur pi├¿ces :

•  Contr├┤le en machine

 

III.2.1.2.     Le traitement par codification 

La codification est la traduction des ├®l├®ments du texte en langage compr├®hensible par lÔÇÖapplication de traitement de la solde et des pensions.

Elle concerne les actes dont les dates dÔÇÖeffet sont post├®rieures au 1^er juillet 2000, les prestations familiales, les prises en charge et les nouvelles immatriculations. Elle est faite pour faciliter le travail de lÔÇÖagent de saisie. La fiche de codification comprend cinq parties d├®finies ainsi quÔÇÖil suit :

•  La premi├¿re concerne lÔÇÖidentification de lÔÇÖusager : ses noms et pr├®noms, son num├®ro matricule, son grade, sa fonction

•  La deuxi├¿me concerne lÔÇÖacte ├á r├®gulariser qui peut ├¬tre lÔÇÖint├®gration, lÔÇÖavancement de grade ou dÔÇÖ├®chelon, le reclassement, la titularisation, la bonification dÔÇÖ├®chelon etc.

•  La troisi├¿me concerne les indemnit├®s et/ou primes ├á payer. Elle retrace :

* le num├®ro de lÔÇÖacte octroyant le droit ;

* la date de signature de lÔÇÖacte

* le code ├®l├®ment suivant lÔÇÖindemnit├® quÔÇÖon paye ;

* le montant de lÔÇÖindemnit├® ├á payer ;

* la date de prise dÔÇÖeffet.

•  la quatri├¿me concerne les indemnit├®s ├á supprimer ├®ventuellement. Elle retrace ├®galement :

* le code de lÔÇÖindemnit├® ├á supprimer ;

* le montant ├á supprimer ;

* la date de suppression ;

•  la cinqui├¿me indique lÔÇÖidentification de lÔÇÖagent codificateur, la date de codification et le signataire

 

En ce qui concerne les prestations familiales, le traitement manuel consiste ├á la codification des noms et matricule solde du b├®n├®ficiaire, le code ├®l├®ment, les noms et date de naissance des enfants ├á aligner, la date de prise dÔÇÖeffet.

 

III.2.1.3.     Le traitement par ├®tat des sommes dues 

LÔÇÖ├®tat des sommes dues est un document qui r├®sume la situation financi├¿re dÔÇÖun agent public ├á un moment donn├®. Cette situation peut constituer, pour lÔÇÖusager, une dette vis-├á-vis de lÔÇÖ├ëtat ou une cr├®ance sur lÔÇÖ├ëtat, on parlera alors de lÔÇÖ├®tat des sommes dues “par” ou ├®tat des sommes dues “├á”.

LÔÇÖ├ëtat des sommes dues concerne les actes dont les dates de prises dÔÇÖeffet sont ant├®rieures au 1^er juillet 2000 et toutes les autres r├®gularisations relevant du contentieux ├á savoir :

•  rappels manqu├®s ;

•  avantages non per├ºus pendant la p├®riode dÔÇÖactivit├® ;

•  moins per├ºu, etc

On parle de lÔÇÖ├®tat des sommes dues “├á“ lorsque lÔÇÖagent est b├®n├®ficiaire ; dans ce cas, lÔÇÖ├ëtat des Sommes Dues est ├®tabli pour payer un manque ├á gagner par exemple. Sa r├®daction commence par la mention ┬½├ëtat des Sommes Dues ├á ┬╗ et se termine par ┬½ Net ├á mandater ┬╗.

Par contre, lÔÇÖ├®tat des sommes dues “par“ est ├®tabli ├á un agent d├®biteur du Tr├®sor Public. Sa r├®daction commence par la mention ┬½ ├ëtat des Sommes Dues parÔǪ ┬╗ et se termine par la mention ┬½ Net ├á recouvrer ┬╗.

LÔÇÖ├®tat des sommes dues comporte trois (03) principales parties, ├á savoir :

•  lÔÇÖintroduction ;

•  le corps de lÔÇÖ├®tat ;

•  la conclusion

Les ├®l├®ments ├á consulter pour ├®tablir un ├®tat des sommes dues sont :

•  Les diff├®rents bar├¿mes :

* Juillet 1985 ├á D├®cembre 1992 ;

* Janvier 1993 ├á Octobre 1993 ;

* Novembre 1993 ├á Janvier 1997 ;

* F├®vrier 1997 ├á Juin 2000 ;

* Juillet 2000 ├á Mars 2008 ;

* Avril 2008 à nos jours.

•  Les ├®l├®ments de gains :

* le salaire de base ;

* le compl├®ment forfaitaire ;

* lÔÇÖindemnit├® de non logement dont le mode de calcul est fix├® par les d├®crets y relatifs et pr├®cis├®s au paragraphe I.1.2.C;

* lÔÇÖallocation familiale ;

* le suppl├®ment familial de traitement ;

* les primes et indemnit├®s diverses (technicit├®, entretien v├®hicule, suj├®tion, etc.).

•  Les ├®l├®ments de retenues

* La taxe proportionnelle ;

* LÔÇÖimp├┤t sur le revenu des personnes physiques (en vigueur depuis janvier 2004) ;

* La retenue cr├®dit foncier (RCF) ;

* La redevance audiovisuelle (CRTV) ;

* Les centimes additionnels ;

* La taxe communale ;

* La cotisation pension (CP).

Il convient de rappeler quÔÇÖen contentieux, tous les mois, y compris celui de f├®vrier, ont 30 jours ; une ann├®e a donc 360 jours.

LÔÇÖ├®tablissement de lÔÇÖ├®tat des sommes dues est pr├®par├® sous la forme de projet manuscrit par un agent. Il est ensuite contr├┤l├® et vis├® par les chefs de bureau et de service puis remis au secr├®taire pour dactylographie. Le dossier dactylographi├® est ├á nouveau contr├┤l├® et vis├® par les m├¬mes responsables, puis transmis au Sous-directeur qui ├á son tour contr├┤le, vise et transmet ├á la hi├®rarchie pour signature. LÔÇÖ├®tat des sommes dues sign├® est transmis au bureau des archives pour num├®rotation et retour dans le service initiateur.

 

III.2.1.4      Le traitement par Certificat Administratif 

Le Certificat Administratif (CA) ob├®it au m├¬me processus quÔÇÖun ├®tat des sommes dues ├á la seule diff├®rence quÔÇÖil traite des cas contentieux beaucoup plus complexes qui n├®cessitent une explication lin├®aire ├á lÔÇÖintroduction et ├á la conclusion.

 

III.2.2.    Traitement informatique 

Il sÔÇÖagit de lÔÇÖutilisation de lÔÇÖapplication informatique pour lÔÇÖordonnancement des diff├®rentes codifications et les ├®tats des sommes dues sign├®s. Il comprend quatre (04) phases ├á savoir :

•  le contr├┤le ;

•  la saisie ;

•  lÔÇÖenregistrement ;

•  la transmission

 

III.2.2.1.     Le contr├┤le 

Il consiste ├á v├®rifier si les ├®l├®ments ├á saisir ne constituent pas un double emploi.

 

III.2.2.2.     La saisie 

On distingue les prises en charge des nouvelles immatriculations (PEC) et les modifications des ├®l├®ments de gain (MODIF).

Les prises en charge des nouvelles immatriculations : CÔÇÖest une saisie qui permet de cr├®er un matricule pour un agent en cours de recrutement. Le nouveau matricule est automatiquement affect├® par lÔÇÖApplication de traitement. D├¿s lors que toutes les donn├®es de la fiche de codification sont prises en compte, le dossier est pr├¬t pour la transmission physique au Tr├®sor en vue du paiement.

La modification des ├®l├®ments de gains : CÔÇÖest la saisie des ├®l├®ments de solde ponctuels ou permanents des dossiers dont le matricule est actif : Avancements, Indemnit├®s de non logement, Indemnit├® de suj├®tion, Primes diverses, prestations familiales, avances de solde etc.

Cette op├®ration est effectu├®e par un agent titulaire dÔÇÖune habilitation (un identifiant ou ┬½ user ┬╗ et un mot de passe) qui prend soin de relever et porter sur la fiche de codification le num├®ro du dossier g├®n├®r├® automatiquement par lÔÇÖapplication informatique.

 

III.2.2.3. LÔÇÖenregistrement des dossiers 

Les dossiers saisis sont soumis au chef de service qui pr├®pare le bordereau de transmission en vue de lÔÇÖenregistrement ├®lectronique.

 

III.2.2.4. La transmission des dossiers 

├Ç ce niveau, il sÔÇÖagit de la phase finale qui consiste pour le Sous-directeur de proc├®der ├á la transmission ├®lectronique des num├®ros des dossiers d├®j├á enregistr├®s en vue de permettre au service de la validation solde du Tr├®sor dÔÇÖavoir toutes les informations relatives au traitement effectu├®. Le Sous-directeur proc├¿de ensuite ├á la signature des bordereaux pour transmission physique des dossiers au Tr├®sor pour paiement.

Les renseignements relatifs aux dossiers trait├®s ├á la Sous-direction de la R├®forme et nÔÇÖayant pas subis de rejets peuvent ├¬tre consult├®s dans les registres disponibles dans les services, dans le r├®seau de traitement des salaires et par voie dÔÇÖaffichage.

 

III.2.3.    Les rejets 

Pendant le traitement de la solde, le dossier peut subir ├á chacune des ├®tapes un rejet motiv├® suivant lÔÇÖappr├®ciation faite ├á chaque niveau de la structure.

•  Au niveau du Bureau du courrier notamment lors de la phase de r├®ception des demandes ;

•  Au niveau du Sous-directeur, lorsquÔÇÖil faut apposer les visas pour traitement ou pour signature ;

•  Au niveau des services lors de la signature des dossiers codifi├®s ou visa pour signature ;

•  Au niveau des bureaux lors de lÔÇÖ├®tude d├®taill├®e des pi├¿ces du dossier ;

•  Au niveau du Tr├®sor lors de la validation des dossiers saisis

•  Les motifs de rejets peuvent ├¬tre divers et vari├®s selon leur typologie

 

III.2.3.1. Typologie des rejets 

Suivant lÔÇÖappr├®ciation faite, les motifs des rejets sont de fond ou de forme.

Les rejets de forme 

Ils sont essentiellement fond├®s sur les vices de proc├®dure ou sur un manquement constat├® dans la composition du dossier. On peut citer par exemple :

•  Le dossier incomplet ;

•  Le dossier sans accord de traitement ;

•  Les actes douteux (actes falsifi├®s ou surcharg├®s) ;

•  La transmission non officielle, etc

 

Les rejets de fond

Ils reposent sur lÔÇÖobjet m├¬me de la requ├¬te, cÔÇÖest-├á-dire sur le fondement du droit revendiqu├®. Il sÔÇÖagit dans ce cas de v├®rifier que la demande de lÔÇÖint├®ress├® est fond├®e ou pas. Nous pouvons citer entre autres exemples :

•  Les r├®clamations non fond├®es ├á lÔÇÖinstar dÔÇÖune demande de paiement dÔÇÖun rappel d├®j├á pay├® ;

•  un dossier de demande dÔÇÖalignement dÔÇÖun indice d├®j├á pris en compte ;

•  un dossier de demande dÔÇÖalignement dÔÇÖenfants d├®j├á majeurs, etc

Apr├¿s lÔÇÖidentification des rejets, il se pose maintenant la question de lÔÇÖinformation de lÔÇÖusager.

 

III.2.3.2. La gestion des rejets 

Le dossier rejet├® est retourn├® ├á lÔÇÖint├®ress├® par voie de courrier officiel lorsquÔÇÖil dispose dÔÇÖune adresse ou par voie de presse. En outre, tous les rejets sont centralis├®s au niveau du chef de service et publi├®s par voie dÔÇÖaffichage aux babillards dispos├®s ├á cet effet.