INTRODUCTION

Cette partie du manuel porte sur les procédures d’intervention de la Cellule Informatique dans le processus de traitement des salaires.

Conformément à l’organigramme consacré par le décret du 08 novembre 2008 portant organisation du MINFI, les missions de la cellule informatique de la solde se résument en :

• La gestion et l’administration des bases de données relatives à la solde et aux pensions ;
• La formation des utilisateurs ;
• La mise en œuvre des mesures de sécurité liées à l’exploitation des applications informatiques de la solde et des pensions ;
• La liaison avec les sites déconcentrés de traitement de la solde ;
• L’exploitation et la maintenance des applications informatiques de la solde et des pensions ;
• La production et la gestion des états de la solde et des pensions ;
• La préparation des travaux ;
• La gestion des archives magnétiques.

Il en résulte que la Cellule Informatique ne traite pas directement les dossiers des usagers des services publics et donc n’entretient pas de relations avec ces derniers. Cependant, la pratique quotidienne du traitement, au même titre que les dispositions organiques ci-dessus l’obligent à collaborer avec les autres services en charge de la gestion de la solde et des pensions.

La présente partie du manuel sÔÇÖat├¿le à préciser dans une première section les circonstances dans lesquelles il apparaît nécessaire de saisir la Cellule Informatique et dans une seconde, la démarche à suivre pour la saisir. Une troisième section revient sur quelques aspects importants relatifs à la gestion et l’usage de l’outil de traitement des salaires et pensions.

Il convient de préciser que les compétences de la Cellule Informatique vont au-delà des autres services de la Direction de la Dépense de Personnel et des Pensions pour sous-tendre aux différents sites déconcentrés de gestion du personnel et de la solde, o├╣ l’outil de traitement des salaires est utilisé.

Par ailleurs, certaines missions de la cellule ne requièrent pas une formalisation spéciale des procédures. C’est le cas de la production du rapport solde que cette dernière doit mettre à la disposition du Directeur après le calcul mensuel des salaires ou plus généralement, tous les travaux que le Directeur juge utile de confier directement à la cellule.

CIRCONSTANCES NÉCESSITANT LE RECOURS A LA CELLULE INFORMATIQUE

Les situations qui requièrent l’intervention de la Cellule Informatique peuvent se diviser, que ce soit en interne à la Direction ou en externe, en trois groupes : celles ├®manant des missions organiques, celles issues des problèmes rencontrés dans l’usage de l’outil de traitement des salaires et des pensions et des situations spéciales rencontrées dans la gestion quotidienne du traitement des salaires.

Situations ├®manant des missions organiques

Au travers des missions ci-dessus mentionn├®es, il appara├«t que la cellule informatique devrait intervenir lorsque :

• Le besoin en renforcement des capacit├®s du personnel en mati├¿re dÔÇÖutilisation de lÔÇÖapplication de traitement se fait sentir ;
• Un service utilisateur a des probl├¿mes de connexion ├á lÔÇÖapplication de traitement ;
• Pour des besoins de travail et dans la limite des possibilit├®s du syst├¿me, un service est amen├® ├á ├®tendre la connexion r├®seau ├á de nouvelles machines ;
• Un service est amen├® ├á reconfigurer une machine, pour une raison ou pour une autre ;
• Un service souhaite mettre ├á jour ses habilitations (identifiant et mot de passe) ou ├®tendre, dans les limites permises par lÔÇÖapplication de traitement, le champ et/ou le nombre de ses habilitations ;
• Pour les besoins contr├┤le, la brigade de contr├┤le de la solde sollicite des listings sp├®cifiques produits apr├¿s la solde ou des fichiers ├®lectroniques ;
• Pour les travaux dÔÇÖanalyse et de synth├¿se, la cellule des ├®tudes et synth├¿se sollicite des ├®tats sp├®ciaux, listings ou fichiers ├®lectroniques ;
• A la fin du traitement mensuel, la hi├®rarchie a besoin des principaux r├®sultats de la solde.

Probl├¿mes ├®manant des dysfonctionnements de lÔÇÖapplication

Il est difficile de dresser une liste exhaustive des probl├¿mes issus du dysfonctionnement de lÔÇÖapplication qui peuvent amener les services de gestion ├á faire recours ├á la cellule informatique. En effet, dans la pratique quotidienne, les cas de dysfonctionnement de lÔÇÖoutil de traitement sont nombreux et divers. On peut citer entre autres les cas o├╣ :

• LÔÇÖincoh├®rence des informations conduisent ├á une solde nulle bien que lÔÇÖusager ne soit pas suspendu : il sÔÇÖagit g├®n├®ralement des dossiers mal initi├®s ├®lectroniquement ;
• La saisie de certains codes est impossible, « brouille » lÔÇÖ├®cran ou g├®n├¿re accidentellement des ordres de recettes ;
• Certaines anomalies apparaissent sur le bulletin de solde.

Les probl├¿mes sp├®ciaux

Ils peuvent se r├®sumer en trois principaux cas que sont :

• Le recours ponctuel ├á la cellule informatique pour favoriser le traitement rapide les dossiers dÔÇÖun service lorsque ce dernier dispose dÔÇÖun volume de dossiers important de nature ├á cr├®er lÔÇÖengorgement ;
• LÔÇÖactivation des salaires des nouveaux membres du gouvernement ;
• La correction de lÔÇÖ├óge dÔÇÖun usager dans la base de traitement, en ex├®cution dÔÇÖune d├®cision prise par la hi├®rarchie.

PROCÉDURES DE SOLLICITATION DE LA CELLULE INFORMATIQUE

Les proc├®dures de sollicitation de la Cellule Informatique sont aussi diverses que les probl├¿mes qui les induisent. Elles varient aussi fondamentalement selon que le service requ├®rant est interne ├á la Direction de la D├®penses de Personnel et des Pensions ou non. Ces deux derni├¿res alternatives sont s├®par├®ment abord├®es dans les deux sous-sections.

Cas o├╣ le service requ├®rant est interne ├á la DDPP

Tous les probl├¿mes requ├®rant lÔÇÖintervention de la cellule informatique sont adress├®s au Directeur de la D├®pense de Personnel et des Pensions qui instruit le chef de cellule. La requ├¬te formul├®e par le service requ├®rant doit porter sur le probl├¿me que le service veut r├®soudre, avec des pr├®cisions sur lÔÇÖincidence de ce dernier sur ses activit├®s. Cette d├®marche est suivie pour tous les probl├¿mes recens├®s ├á la premi├¿re section.

Toutefois, la fourniture des listings et/ou fichiers ├®lectroniques ├á des fins de contr├┤le, dÔÇÖanalyse ou de synth├¿se peut ├¬tre faite, selon les convenances du moment, de fa├ºon syst├®matique par une plateforme entre les structures concern├®es, la cellule informatique et le Directeur. En outre, il peut arriver que, pour des analyses sp├®cifiques, le besoin de revisiter les donn├®es historiques de la solde se fasse sentir. Dans ce cas, il revient ├á la cellule de fournir ces donn├®es, soit ├á partir des fichiers directement archiv├®es, soit ├á partir des bandes magn├®tiques.

Cas des services ext├®rieurs ou les sites SIGIPES

Dans la logique de la d├®centralisation de la gestion du personnel et de la solde, les sites SIGIPES, bien que autonomes, doivent disposer de lÔÇÖapplication de traitement des salaires. Cependant, lÔÇÖadministration de cette application demeure sous la responsabilit├® du chef de cellule Informatique de la DDPP. Comme le pr├®voient les missions organiques, en cas de dysfonctionnement (cause mat├®rielle ou logicielle) de lÔÇÖapplication dans un site quelconque, les responsables dudit site doivent se retourner vers la cellule informatique de la solde. Il sÔÇÖagit dÔÇÖune collaboration entre deux services de minist├¿res diff├®rents. La proc├®dure administrative en la mati├¿re sÔÇÖav├¿re lourde. Aussi ce manuel lui pr├®f├¿re-t-il une plus simplifi├®e.

Le site requ├®rant devrait formuler une requ├¬te adress├®e au Minist├¿re des Finances. Cependant, le courrier sign├® de son Ministre en charge pourrait ├¬tre directement introduit chez le Directeur de la D├®pense de Personnel et des Pensions. La requ├¬te devrait indiquer clairement le service demand├® et son incidence sur le fonctionnement normal du site.

GESTION DES HABILITATIONS, GESTION DU R├ëSEAU ET ACC├êS ├Ç LÔÇÖAPPLICATION DE TRAITEMENT DE LA SOLDE

Il importe de rappeler que le Chef de la Cellule Informatique est lÔÇÖadministrateur du syst├¿me informatique de traitement des salaires et des pensions. A ce titre, cÔÇÖest ├á lui que revient la responsabilit├® dÔÇÖattribuer les habilitations ├á tous les utilisateurs de lÔÇÖapplication.

Une habilitation est la possibilit├® donn├®e ├á un utilisateur de lÔÇÖapplication de traitement, dÔÇÖacc├®der ├á lÔÇÖune de ses fonctions, ├á des fins de modification des informations. Pour cela, il lui faut disposer dÔÇÖun identifiant et dÔÇÖun mot de passe sp├®cifique. Cette section fait un bref aper├ºu de la gestion des habilitations et de la gestion du r├®seau puis, propose une br├¿ve description des menus dÔÇÖacc├¿s ├á lÔÇÖapplication, notamment celui relatif au renseignement.

Les diff├®rentes habilitations

Il existe trois ├®tapes principales ├á franchir dans lÔÇÖapplication de traitement des salaires pour quÔÇÖun dossier classique introduit ├á la solde aboutisse ├á un paiement. Pour franchir chacune des ├®tapes, un responsable de la cha├«ne de traitement est charg├® dÔÇÖacc├®der ├á une fonction particuli├¿re de lÔÇÖapplication, qui lui permette dÔÇÖex├®cuter lÔÇÖinstruction requise. En marge des dossiers classiques, il existe des dossiers particuliers aux contraintes diff├®rentes.

Les trois principales habilitations

Ces trois ├®tapes sont successivement lÔÇÖenregistrement de lÔÇÖacte, sa transmission ├®lectronique et la validation au Tr├®sor. La saisie est faite dans le service qui traite le dossier. Elle est g├®n├®ralement pr├®c├®d├®e du traitement pr├®alable qui peut consister en une codification ou en un processus dÔÇÖ├®tablissement dÔÇÖun ├®tat des sommes dues.

Apr├¿s lÔÇÖenregistrement, le dossier doit ├¬tre exp├®di├® dans les services du Tr├®sor, pour contr├┤le et validation. En marge des proc├®dures administratives n├®cessaires pour le transfert du dossier physique, il est indispensable quÔÇÖil soit ├®lectroniquement « visible » aux agents du Tr├®sor. Cela se fait par la transmission ├®lectronique du dossier. Dans chaque sous-direction de la solde, lÔÇÖhabilitation qui permet cette op├®ration est confi├®e au sous-directeur qui en est ├®galement responsable.

Apr├¿s la transmission, le service de validation solde du Tr├®sor proc├¿de, apr├¿s contr├┤le du dossier physique, ├á la validation du dossier. Il sÔÇÖagit dÔÇÖune signature ├®lectronique qui permet ├á lÔÇÖauteur du dossier, de percevoir les effets financiers dans son salaire de la fin du mois en cours. CÔÇÖest en principe lÔÇÖultime ├®tape du traitement. Au Tr├®sor, en fonction des services de la solde, il existe plusieurs postes de validation et ├á chacun dÔÇÖeux correspond une habilitation qui est confi├®e├á un chef de bureau.

Il importe de rappeler que ces trois principaux types dÔÇÖhabilitations sont en g├®n├®ral sp├®cifi├®s selon les services, afin de mieux cloisonner les possibilit├®s de traitement entre les services et les diff├®rents sites SIGIPES. Ainsi, chaque service de la solde nÔÇÖest confin├® quÔÇÖau traitement des dossiers des administrations ├á lui consacr├®es par lÔÇÖorganigramme. Chaque site SIGIPES dispose de ces principaux types dÔÇÖhabilitations afin de pouvoir traiter compl├¿tement les dossiers du minist├¿re dans lequel il est implant├®.

Cas particuliers

Les habilitations particuli├¿res peuvent se scinder en trois groupes : celles qui permettent la mise ├á jour du fichier, celle relative au traitement des oppositions et lÔÇÖhabilitation basique qui permet dÔÇÖacc├®der au renseignement. Celles relatives ├á la mise ├á jour du fichier sont particuli├¿res en ce sens quÔÇÖelles permettent dÔÇÖacc├®der aux fonctions sp├®cifiques dont la manipulation nÔÇÖa pas forc├®ment une incidence financi├¿re. De ce fait, lÔÇÖ├®tape de la validation Tr├®sor nÔÇÖest plus indispensable. Il sÔÇÖagit en g├®n├®ral des habilitations permettant de modifier le mode de r├¿glement, de modifier des donn├®es dÔÇÖidentification dÔÇÖun agent public, de cl├┤turer un code de paiement non valide, de suspendre ou de reprendre ce dernier. En g├®n├®ral deux familles types dÔÇÖhabilitations permettent dÔÇÖacc├®der ├á ces fonctions.

• Celles qui permettent le changement du mode de r├¿glement sont confi├®es au responsable administratif ayant cette charge. Ici, ce responsable g├¿re en g├®n├®ral deux habilitations : une pour la saisie et lÔÇÖautre pour la validation ;
• Les autres habilitations sont confi├®es au responsable de la mise ├á jour du fichier. Une premi├¿re permet de suspendre ou de reprendre en solde ; une seconde permet de corriger les donn├®es dÔÇÖidentification tandis quÔÇÖune derni├¿re permet de cl├┤turer les codes non valides.

LÔÇÖhabilitation permettant le traitement des oppositions se limite ├á positionner les oppositions et leurs caract├®ristiques (montant, date dÔÇÖeffet, retenue mensuelle, etc.). Elle est attribu├®e au responsable du Tr├®sor charg├®e du traitement des oppositions.

LÔÇÖhabilitation qui permet dÔÇÖacc├®der au renseignement ne remplit que la fonction de consultation mais rev├¬t une importance capitale. Elle est la plus accord├®e aux diff├®rents responsables de la cha├«ne solde puisque chaque service en dispose. ├Ç cause de sa particularit├®, les d├®tails de son usage sont r├®serv├®s au ┬º3.3 de cette partie.

Ouverture du r├®seau et cl├┤ture de la solde mensuelle

LÔÇÖouverture du r├®seau pour le traitement des dossiers se fait en g├®n├®ral au d├®but du mois (autour du 05 de chaque mois). Cette date dÔÇÖouverture est g├®n├®ralement instruite ├á lÔÇÖadministrateur du r├®seau par le Directeur de la D├®pense de Personnel et des Pensions. LÔÇÖouverture du r├®seau est progressif : dÔÇÖabord pour les saisies et les transmissions, ensuite pour les validations. De m├¬me, la date dÔÇÖouverture peut varier selon les points de traitements (services de la DDPP, DIRCIA ou sites d├®centralis├®s). Plus g├®n├®ralement, ├á cause des probl├¿mes de d├®passement de capacit├® du r├®seau, lÔÇÖon proc├¿de ├á une gestion concurrente des sites afin de garantir une relative rapidit├® de r├®ponse de lÔÇÖapplication.

La fin du traitement mensuel est marqu├®e par la fermeture du r├®seau informatique qui est g├®n├®ralement totale autour du 18 de chaque mois. Cet arr├¬t peut se faire ├®galement de mani├¿re progressive, selon les circonstances mais g├®n├®ralement, lÔÇÖordre dÔÇÖarr├¬t est inverse ├á lÔÇÖordre dÔÇÖouverture. Le r├®seau est ainsi arr├¬t├® de fa├ºon que toutes les t├óches ult├®rieures (├á sa fermeture) soient accomplies et que les salaires soient disponibles aux lieux de paiement avant la fin du mois. Dans la r├®alit├®, il existe plusieurs t├óches ult├®rieures ├á lÔÇÖarr├¬t du r├®seau.

DÔÇÖabord, lÔÇÖ├®quipe de la cellule informatique proc├¿de ├á la pr├®paration des travaux qui comprend la sauvegarde des fichiers et le basculement des dossiers valid├®s au cours du mois par les diff├®rents points de traitement.

Ensuite, lÔÇÖ├®quipe proc├¿de au d├®clenchement des calculs automatiques (mais sous contr├┤le) par le serveur central, des salaires du mois. Cette longue ├®tape est suivie de la production des bons de caisse, des diff├®rents fichiers de paie et des ├®tats consolid├®s. Des listings de contr├┤le de la paie, dÔÇÖanalyse ou de consultations sont ├®galement produits et les Cd roms de virement sont grav├®s.

Enfin, les r├®sultats de la solde sont transmis ├á la hi├®rarchie qui appr├®cie et autorise le paiement. Pendant ce temps, les bons de caisse sont transmis au Tr├®sor pour le dispatching ├á travers son r├®seau national ; les Cd roms de virement leurs sont ├®galement transmis pour le dispatching dans les banques.

Les paiements de plus dÔÇÖun million sont enfin extraits et transmis ├á la brigade de contr├┤le pour pr├®parer les autorisations de paiement. En effet, ces derniers ne sont servis dans les diff├®rents postes de paiement quÔÇÖapr├¿s le d├®p├┤t des autorisations sign├®es par le Ministre en charge des Finances.

Acc├¿s et exploitation des diff├®rents menus

LÔÇÖacc├¿s aux diff├®rentes fonctions de lÔÇÖapplication se fait successivement ├á travers diff├®rents menus. Les menus interm├®diaires ne sont pas syst├®matiques puisque lÔÇÖadministrateur peut, selon le type dÔÇÖhabilitation quÔÇÖil accorde, configurer la proc├®dure dÔÇÖacc├¿s qui peut ├¬tre direct ou non. Ceci permet de g├®rer les priorit├®s dÔÇÖacc├¿s. Ainsi, certains responsables de la cha├«ne peuvent acc├®der, en fonction des exigences de service, ├á plusieurs types de fonctions tandis que certains se confinent ├á un seul type. Cette sous-section se limite au commentaire du menu g├®n├®ral et de celui du sous-menu relatif au renseignement que nous jugeons plus important ├á lÔÇÖensemble des parties prenantes du traitement de la solde.

Le menu g├®n├®ral

Pour acc├®der au menu g├®n├®ral, lÔÇÖon passe g├®n├®ralement par trois ├®tapes. Apr├¿s lÔÇÖouverture de lÔÇÖapplication, lÔÇÖon acc├¿de ├á lÔÇÖ├®cran 1 suivant ├á partir duquel la commande CICS2 suivie de la touche Ctrl du clavier permet dÔÇÖacc├®der ├á lÔÇÖ├®cran 2. LÔÇÖon tape alors successivement ‘F12’ et ‘IDEAL’ suivies de la touche Ctrl pour acc├®der ├á lÔÇÖ├®cran 3.

LÔÇÖ├®cran 3 est celui ├á partir duquel il faut saisir ses habilitations (identifiant ou USER et mot de passe) avant de valider avec Ctrl. LÔÇÖon devrait sÔÇÖacheminer au menu g├®n├®ral de la fen├¬tre 4 mais selon la configuration de lÔÇÖadministrateur, lÔÇÖon peut aboutir directement ├á lÔÇÖun des dix sous-menus de cette fen├¬tre. Chacune des dix (10) rubriques du menu g├®n├®ral permet dÔÇÖacc├®der ├á un ensemble de fonctions ou de t├óches pr├®cises.

LÔÇÖon proc├¿de ci-apr├¿s ├á une br├¿ve description de certaines de ces fonctions qui restent encore utiles :

Traitement de dossier : cette rubrique permet dÔÇÖavoir acc├¿s aux diff├®rents types de traitement des dossiers (enregistrement, transmission, validation).

Renseignement permet de faire des consultations diverses relatives ├á la situation dÔÇÖun agent.

Consultation tables permet dÔÇÖacc├®der aux diff├®rentes tables constitutives de la base des donn├®es (cÔÇÖest le r├®f├®rentiel).

Traitement Tr├®sor permet aux personnels du Tr├®sor de valider les dossiers.

Traitement des oppositions permet de g├®rer les ordres de recettes.

Saisie des pensions permet de traiterles pensions.

Le sous-menu renseignement

Ce sous-menu a une triple influence : dÔÇÖabord, il permet aux usagers dÔÇÖavoir des informations sur leur solde (bulletin de paie, dossier en cours, ├®tat de retenue, ├®tat des rappels, etc.) ; ensuite, il permet aux utilisateurs de lÔÇÖapplication de proc├®der aux contr├┤les requis lors des traitements ; enfin, il permet ├á la brigade de contr├┤le de contr├┤ler et de sanctionner les paiements indus. Pour cette raison, lÔÇÖhabilitation qui permet dÔÇÖy acc├®der est la plus r├®pandue.

LÔÇÖon acc├¿de ├á cette fonction soit ├á partir de lÔÇÖ├®cran 3 ci-dessus (cas de la configuration sp├®ciale de lÔÇÖhabilitation pour le renseignement), soit ├á partir du menu g├®n├®ral. A partir du menu g├®n├®ral, lÔÇÖon saisit le code 5 au clavier et lÔÇÖon valide (Ctrl). Il appara├«t alors lÔÇÖ├®cran 5.

A partir de cet ├®cran, lÔÇÖon peut acc├®der aux informations relatives ├á un agent. Pour cela, il faut saisir son matricule ├á lÔÇÖespace r├®serv├® et valider pour acc├®der ├á lÔÇÖ├®cran 7. Au cas o├╣ lÔÇÖon ignore le matricule, une possibilit├® est offerte de combiner titre (Mr, Mme ou Mle), Nom et Pr├®noms pour acc├®der au Matricule. Mais, comme le montre lÔÇÖ├®cran 6 sur lequel cette proc├®dure aboutit, il faudra disposer en plus de la date de naissance de la personne pour ├¬tre s├╗r de tomber exactement sur le bon matricule. A partir de l├á, une simple s├®lection de la ligne correspondante permet de revenir ├á lÔÇÖ├®cran 7.

LÔÇÖ├®cran 7 a toutes les entr├®es de consultation possible dans lÔÇÖApplication. Nous proc├®dons ├á une br├¿ve description des plus usit├®es.

1. Situation derni├¿re solde : cette entr├®e permet dÔÇÖacc├®der aux informations caract├®ristiques de lÔÇÖagent (cat├®gorie, statut, fonction, grade, emploi, service, date de recrutement, date du dernier avancement, etc.) au cours de la solde qui vient de sÔÇÖachever.
2. Dossiers en cours : Permet de savoir si lÔÇÖagent a des dossiers en cours de traitement dans la cha├«ne solde. Pour ├¬tre visible, il faudrait que ces dossiers aient ├®t├® au moins saisis dans lÔÇÖapplication. Autrement dit, les dossiers non encore saisis ne peuvent ├¬tre « vus » en ligne.
3. Retenues : permet dÔÇÖacc├®der aux diff├®rentes retenues auxquelles lÔÇÖagent est soumis. Il peut sÔÇÖagir du remboursement de lÔÇÖavance de solde, dÔÇÖun ordre de recettes ou dÔÇÖautres types de retenues.
4. Enfants ├á charge : permet dÔÇÖacc├®l├®rer ├á la liste des enfants align├®s cÔÇÖest-├á-dire la liste des enfants pour qui les prestations familiales sont servies.

Permet dÔÇÖacc├®der aux bulletins de paie ; cÔÇÖest le renseignement le plus couru par les usagers.

Consultation de lÔÇÖhistorique : Permet dÔÇÖavoir acc├¿s ├á lÔÇÖhistorique de lÔÇÖagent cÔÇÖest-├á-dire ├á tout ce qui sÔÇÖest pass├® dans sa carri├¿re depuis son int├®gration. Les ├®l├®ments de lÔÇÖhistorique concernent le grade, lÔÇÖaffectation, le logement, la position, les ├®l├®ments de r├®mun├®ration et le mode de r├¿glement. LÔÇÖhistorique le plus recherch├® est celui portant sur les ├®l├®ments de r├®mun├®ration car ├á travers celui-ci, lÔÇÖon a acc├¿s ├á la quasi-totalit├® des paiements per├ºus par lÔÇÖagent depuis son int├®gration.

Consultation des rappels : cette fonction permet dÔÇÖacc├®der ├á la liste des rappels en m├®moire de lÔÇÖagent.

├Ç lÔÇÖ├®cran 7, il suffit dÔÇÖentrer le code de lÔÇÖoption quÔÇÖon d├®sire consulter. Pour consulter le bulletin de solde par exemple, on saisit le code 7 et on valide (touche Ctrl). On acc├¿de alors ├á lÔÇÖ├®cran 8 qui permet de pr├®ciser les mois dont on veut le bulletin.