Le guide de traitement des dossiers de la solde et du contentieux est un outil de travail qui renseigne sur les attributions de la sous-direction de la gestion, du contentieux de la solde et du suivi de la réforme.
Conformément à l’article 72 alinéa 1 du décret n° 2008/365 du 08 novembre 2008 portant organisation du ministère des Finances, la Sous-direction de la Gestion du Contentieux de la Solde et du Suivi de la Réforme est chargée :
Du suivi de la mise en oeuvre de la réforme de la solde en relation avec les autres départements ministériels concernés ;
à titre transitoire, de la gestion de la solde des administrations non encore déconcentrées ;
Cet outil permet de décrire le processus que suit un dossier de solde, c’est-à-dire de l’étape de son enregistrement au bureau du courrier jusqu’à la transmission pour le paiement. Il comporte en annexe un répertoire des textes réglementaires pour une meilleure maîtrise du travail quotidien.
Dans cette partie, il s’agit de présenter de manière précise la nature et l’origine des dossiers traités à la structure chargée de la Solde et du Contentieux.
La structure chargée de la Solde et du Contentieux traite quatre (4) types de dossiers à savoir :
Il existe plusieurs types d’acte de gestion de carrière :
– la position du stagiaire ;
– la 2ième classe ;
– la 1ière classe ;
– la classe exceptionnelle ;
– la classe hors échelle.
L’indemnité ou la prime est un élément de gain qui accompagne le salaire de base. Il convient de noter que les indemnités et primes sont quérables et non portables d’où le problème de la prescription quadriennale.
Les indemnités et primes diverses servies aux personnels de l’Etat sont prévues et définies par des textes réglementaires. Elles se présentent ainsi qu’il suit :
N┬░ | Fonction | Indemnité | Montant | Observations |
1 | Secrétaire Général et Assimilés | Représentation | 30 000 | Avantages accordés par un acte de nomination signé par l’autorité compétente (Président de la République, Premier Ministre en charge, Ministre en charge). |
Sujétion | 45 000 | |||
2 | Directeur et Assimilés | Sujétion | 30 000 | |
3 | Sous-directeur et Assimilés | 22 500 | ||
4 | Chef de Service et Assimilés | 15 000 | ||
5 | Chef de service Adjoint et Assimilés | 9 000 | ||
6 | Chef de Bureau et Assimilés | 4 500 | ||
1 | Secrétaire Général | Entretien véhicule | 22 500 | Avantage accordé par décision du Ministre en charge des Finances aux personnels nommés jusqu’au rang de Chef de service Adjoint et ne disposant pas de véhicule de fonction. |
2 | Directeur | 18 500 | ||
3 | Sous-directeur | 11 500 | ||
4 | Chef de service | 7 500 | ||
5 | Chef de service Adjoint | 6 000 |
Ministère de l’Administration Territoriale et de la Décentralisation
Fonction | Indemnité | Montant | Observations |
Gouverneur | Solde globale | Rang de Secrétaire d’état. | |
– Préfet – Secrétaire Général de Région | – Représentation – Responsabilité – Eau – électricité | 22 500 22 500 20 000 45 000 | |
– Sous-Préfet – Premier Adjoint Préfectoral – Collaborateurs du Gouverneur | – Représentation – Responsabilité – Eau – électricité | 11 250 11 250 10 000 20 000 | |
– 2ième Adjoint Préfectoral – Chef de District | – Représentation – Responsabilité – Eau – électricité | 7 500 7 500 10 000 20 000 | |
Adjoint d’Arrondissement | – Représentation – Responsabilité – Eau – électricité | 5 250 5 250 10 000 20 000 |
Ministère Chargé du Contrôle Supérieur de l’Etat (MINCONSUPE)
Fonction | Indemnité | Montant | Observations |
Inspecteurs d’état et Auditeur interne | Sujétion Représentation Responsabilité | 45 000 30 000 45 000 | |
Contrôleurs d’état et Auditeurs | Sujétion Représentation | 30 000 15 000 | |
Vérificateurs Assistants | Sujétion Représentation | 22 500 11 250 |
Ministère de l’éducation de Base (MINEDUB).
Grade | Indemnité | Montant | Observations |
Instituteurs cat. B, C et D | Prime technicité évaluation et Enseignement | 17 650 10 000 | La prime de l’évaluation est uniquement accordée aux personnels enseignants et en service au MINEDUB |
Ministère des Enseignements Secondaires (MINESEC).
Grade | Indemnité | Montant | Observations |
Professeurs Cat. A1, A2. | Prime technicité évaluation et enseignement | 25 150 10 000 | La prime de l’évaluation est uniquement accordée aux personnels enseignants et en service au MINESEC. |
Ministère de l »Enseignement Supérieur (MINESUP)
Grade | Indemnité | Montant | Observations |
Professeurs | Prime d’enseignement Prime de technicité | 140 000 50 000 | La prime d’enseignement est uniquement accordée aux personnels enseignants et en service dans les Universités de l’Etat |
Maître de conférences | Prime d’enseignement Prime de technicité | 130 000 40 000 | |
Chargé de cours | Prime d’enseignement Prime de technicité | 110 000 40 000 | |
Assistant Université | Prime d’enseignement Prime de technicité | 90 000 30 000 |
Ministère de l’élevage, des Pêches et des Industries Animales (MINEPIA)
Grade | Indemnité | Montant | Observations |
Tous grades confondus | Prime de risque | 15 000 | Prime accordée aux personnels en service dans les réserves de faune sur décision du Ministre en charge. |
Ministère des Forêts et de la Faune (MINFOF)
Grade | Indemnité | Montant | Observations |
Tous grades confondus | Prime de risque faune et forêt | 15 000 | Prime accordée aux personnels en service dans les réserves de faune et de forêt sur décision du Ministre en charge |
Ministère de l’Eau et de l’Energie (MINEE) et Ministère des Mines et du Développement Technologique (MINMIDT)
Grade | Indemnité | Montant | Observations |
Catégorie A | Prime de contrôle des produits pétroliers | 40 000 | Avantage accordé par un arrêté conjoint du Ministre en charge en charge des Finances et du Ministre en charge en charge du Contrôle des Produits Pétroliers. |
Catégorie B | 35 000 | ||
Catégorie C | 27 000 | ||
Catégorie D | 22 500 |
Ministère de la Jeunesse (MINJEUN).
Grade | Indemnité | Montant | Observations |
Conseiller Principal de la Jeunesse et Animation : A2. Conseiller Principal de la Jeunesse et Animation : A1. | Prime de technicité | 12 000 9 600 |
Ministère de la Justice (MINJUSTICE)
Administration Pénitentiaire
Grade / Fonction | Prime / Indemnit├® | Montant | Observations |
Chef de bureau | Sujétion | 6 000 | |
Chef de service adjoint | Sujétion | 12 000 | |
Chef de service et Assimilés | Sujétion | 20 000 | |
Sous-directeur et Assimilés | Sujétion | 30 000 | |
Directeur et Assimilés | Sujétion | 40 000 | |
Inspecteur Général | Sujétion Représentation | 80 000 50 000 | |
Gardiens Principaux et Gardiens des Prisons | Risque | 7 000 | |
Gardiens-chefs Principaux et Gardiens-chefs des Prisons | Risque | 7 500 | |
Intendants Principaux et Intendants des Prisons | Risque | 8 000 | |
Super Intendants des Prisons | Risque | 8 500 | |
Administrateurs des Prisons | Risque | 9 500 | |
Administrateurs Principaux des Prisons | Risque | 10 000 | |
Administrateurs Généraux des Prisons | Risque | 12 000 | |
Tout grade confondu | Entretien tenue | 5 000 |
Administration Judiciaire
* Cour Suprême
Fonction | Indemnité | Montant | Observations |
– Président Cour Suprême – Président de Chambre Cour Suprême – Procureur Général Cour Suprême | – indemnité spéciale de fonction ; – logement ; – eau – électricité; – téléphone | 130 000 200 000 45 000 30 000 | |
Conseiller et Avocat Général Cour Suprême | – indemnité spéciale de fonction ; – logement ; – eau – électricité; – téléphone | 110 000 200 000 45 000 20 000 | |
Substitut Général Cour Suprême | – indemnité spéciale de fonction ; – logement ; – eau – électricité; – téléphone | 100 000 200 000 45 000 20 000 |
* Cour d’appel
Fonction | Indemnité | Montant | Observations |
Président Cour d’Appel | – indemnité spéciale de fonction ; – logement ; – eau – électricité; – téléphone. | 110 000 200 000 30 000 20 000 | |
Procureur Général Cours d’Appel | – indemnité spéciale de fonction ; – logement ; – eau – électricité; – téléphone | 100 000 200 000 30 000 20 000 | |
Avocat Général Cour d’Appel | – indemnité spéciale de fonction ; – logement ; – eau – électricité; – téléphone | 75 000 150 000 30 000 15 000 | |
Conseiller et Substitut Général Cour d’Appel | – indemnité spéciale de fonction ; – logement ; – eau – électricité; – téléphone | 60 000 120 000 30 000 15 000 | |
Attaché au Parquet Général Cour d’Appel | – indemnité spéciale de fonction ; – logement ; – eau – électricité; – téléphone | 40 000 70 000 30 000 |
* Tribunaux hors classe (Yaoundé – Douala)
Fonction | Indemnité | Montant | Observations |
Président Procureur de la République | – indemnité spéciale de fonction ; – logement ; – eau – électricité; – téléphone. | 75 000 150 000 20 000 15 000 | |
Juge et Substitut | – indemnité spéciale de fonction ; – logement ; – eau – électricité; – téléphone | 100 000 200 000 30 000 20 000 |
* Autres tribunaux
Fonction | Indemnité | Montant | Observations |
Président et Procureur | – indemnité spéciale de fonction ; – logement ; – eau – électricité; – téléphone. | 50 000 70 000 20 000 15 000 | |
Juge et Substitut du Procureur | – indemnité spéciale de fonction ; – logement ; – eau – électricité; – téléphone | 100 000 200 000 30 000 20 000 | |
Magistrat hors hiérarchie | – indemnité spéciale de fonction ; – logement ; – eau – électricité; – téléphone | 110 000 200 000 45 000 20 000 | |
Magistrat 4ème grade | – indemnité spéciale de fonction ; – logement ; – eau – électricité; – téléphone | 100 000 200 000 30 000 20 000 | |
Magistrat 3ème grade | – indemnité spéciale de fonction ; – logement ; – eau – électricité ; – téléphone | 75 000 150 000 30 000 15 000 | |
Magistrat 2ème grade | – indemnité spéciale de fonction ; – logement ; – eau – électricité; | 40 000 70 000 30 000 | |
Magistrat 1er grade | – indemnité spéciale de fonction ; – logement ; – eau – électricité; | 30 000 50 000 20 000 |
* Greffe
Fonction | Indemnité | Montant | Observations |
Secrétaire Général Cour Suprême | Sujétion | 30 000 | |
Greffier en Chef cour suprême | 22 500 | ||
Chef de Division | 15 000 | ||
Greffier Chambre Adm. | |||
Greffier en Chef Cour d’Appel | |||
Chef de service Parquet Général Cour d’Appel | |||
Greffier en Chef, Chef de service Parquet des Tribunaux de 1ère Instance de Yaoundé, Douala et Nkongsamba. | 15 000 | ||
Chef de Secrétariat Particulier du Président et Procureur Général Cour Suprême, Chef de service et Greffier en Chef (Autre Tribunaux) | 9 000 |
* Intendance
Fonction | Indemnité | Montant | Observations |
Secrétaire Général | – indemnité spéciale de fonction ; – logement ; – eau – électricité; – téléphone. | 130 000 200 000 45 000 30 000 | |
Directeur | – indemnité spéciale de fonction ; – logement ; – eau – électricité; – téléphone | 110 000 200 000 45 000 20 000 | |
Directeur Adjoint | – indemnité spéciale de fonction ; – logement ; – eau – électricité; – téléphone | 100 000 200 000 30 000 20 000 | |
Sous – Directeur | – indemnité spéciale de fonction ; – logement ; – eau – électricité; – téléphone | 75 000 150 000 30 000 15 000 | |
Chef de service | – indemnité spéciale de fonction ; – logement ; – eau – électricité; | 60 000 120 000 30 000 | |
Chef de service adjoint | – indemnité spéciale de fonction ; – logement ; – eau – électricité; | 30 000 50 000 20 000 |
Ministère de la Recherche Scientifique et de l’Innovation (MINRESI)
Fonction | Indemnité | Montant | Observations |
Directeur Recherche | Prime de recherche Prime de technicité | 96 000 40 000 | |
Maître de Recherche | Prime de recherche Prime de technicité | 80 000 32 000 | |
Chargé de Recherche | Prime de recherche Prime de technicité | 64 000 24 000 | |
Attaché de Recherche | Prime de recherche Prime de technicité | 48 000 16 000 |
Ministère des Relations Extérieures (MINREX)
* Indemnités liées à la fonction
Fonction | Indemnité | Montant | Observations |
Ambassadeur | RAS | Solde globale | Rang de Vice-Ministre en charge |
Ministre en charge Conseiller Premier Conseiller Consul Général | Sujétion Responsabilité | 45 000 30 000 | |
Deuxième Conseiller Conseiller Culturel Attaché Militaire Consul | Sujétion Responsabilité | 45 000 30 000 | |
Premier Secrétaire Attaché économique Attaché Commercial Attaché Culturel Attaché Militaire Adjoint Attaché Naval Vice-Consul | Sujétion | 30 000 | |
Deuxième Secrétaire | Sujétion | 22 500 | |
Troisième Secrétaire | Sujétion | 15 000 |
* Indemnités liées aux fonctions et aux zones
Fonction | Zones | Indemnité | Montant | Observations |
Ministre en charge Conseiller Premier Conseiller Consul Général | – Japon – URSS – Amérique – Suisse – Moyen-Orient – Europe (sauf Suisse) – Afrique du Nord – Asie (sauf Japon) – Afrique au Sud du Sahara | Allocation complémentaire de logement | 230 000 225 000 150 000 75 000 25 000 | |
Deuxième Conseiller Conseiller Culturel Attaché Militaire consul | – Japon – URSS – Amérique – Suisse – Moyen-Orient – Europe (sauf Suisse) – Afrique du Nord – Asie (sauf Japon) – Afrique au Sud du Sahara | Allocation complémentaire de logement | 210 000 180 000 120 000 60 000 20 000 | |
Premier Secrétaire Attaché Eco., Com. Attaché Culturel Attaché Militaire AD. Attaché Naval Vice-consul | – Japon – URSS – Amérique – Suisse – Moyen-Orient – Europe (sauf Suisse) – Afrique du Nord – Asie (sauf Japon) – Afrique au Sud du Sahara | Allocation complémentaire de logement | 190 000 135 000 100 000 45 000 18 000 | |
Deuxième et Troisième Secrétaire | – Japon – URSS – Amérique – Suisse – Moyen-Orient – Europe (sauf Suisse) – Afrique du Nord – Asie (sauf Japon) – Afrique au Sud du Sahara | Allocation complémentaire de logement | 140 000 120 000 90 000 40 000 15 000 | |
Attachés | – Japon
– URSS – Amérique – Suisse – Moyen-Orient
– Europe (sauf Suisse)
– Afrique du Nord – Asie (sauf Japon)
– Afrique au Sud du Sahara | Allocation complémentaire de logement | 160 000 112 000 75 000 35 000 12 000 | |
Agents administratifs | – Japon
– URSS – Amérique – Suisse – Moyen-Orient
– Europe (sauf Suisse)
– Afrique du Nord – Asie (sauf Japon)
– Afrique au Sud du Sahara | Allocation complémentaire de logement | 150 000 100 000 60 000 30 000 10 000 |
Ministère de la Santé Publique (MINSANTE)
* Primes liées au grade/catégorie
Grade / catégorie | Classe | Indemnité | Montant | Observations |
– 2ème classe – 1ère classe – Classe exceptionnelle – Hors échelle | Technicité Technicité Technicité | 12 500 15 000 30 000 | ||
– 2ème classe – 1er classe – Classe exceptionnelle | Technicité Technicité Technicité | 10 000 12 500 25 000 | ||
– 2ème classe – 1er classe – Classe exceptionnelle | Technicité Technicité Technicité | 6 000 10 000 18 000 | ||
– 2ème classe – 1er classe – Classe exceptionnelle | Technicité Technicité Technicité | 5 000 6 000 10 000 | ||
C et D | – 2ème classe – 1er classe – Classe exceptionnelle | Technicité Technicité Technicité | 3 000 5 500 10 000 |
* Primes liées aux indices
Groupe | Classe | Indemnité | Montant | Observations |
IV | Indice inférieur à 196 | Santé Publique Astreinte | 10 000 6 000 | |
III | égale ou supérieur à 196 et inférieur à 530 | Santé Publique Astreinte | 15 000 8 000 | |
II | égale ou supérieur à 530 et inférieur à 870 | Santé Publique Astreinte | 21 000 10 000 | |
I | égale ou supérieur à 870. | Santé Publique Astreinte | 30 000 12 000 |
Ministère des Sports et de l’éducation Physique (MINSEP)
Grade fonction | Prime | Montant | Observations |
Professeur d’éducation Physique et sportive, A2 | Prime de technicité Prime de technicité | 12 000 9 600 |
Ministère du Tourisme (MINTOUR).
Grade fonction | Prime | Montant | Observations |
Tous grades confondus | Prime de risque | 15 000 | Garde-chasse des services départementaux |
Présidence de la République (PR)
Fonction | Prime | Montant | Observations |
Certains personnels non responsables en service dans l’enceinte du Palais de l’Unité | Indemnitéforfaitaire mensuelle | 25 000 | Liste signée du Secrétaire Général de la Présidence |
Certains collaborateurs du Directeur et du Directeur Adjoint du Cabinet Civil : – Secrétaire sténodactylographe ; – Gendarme (Garde du corps) -Chauffeur ; – Planton | Indemnité forfaitaire mensuelle | 18 000 10 000 8 000 3 000 | Liste signée du Directeur du Cabinet Civil |
Certains personnels non responsables en service dans l’enceinte du Palais de l’Unité | Indemnité mensuelle de transport | 16 500 | |
Conseiller Technique | Sujétion Représentation responsabilité | 45 000 30 000 45 000 | |
Chargé de mission, Chef de Division | Sujétion Représentation responsabilité | 45 000 22 500 37 500 | |
Attaché Cabinet Directeur et Assimilés | Sujétion Représentation | 30 000 15 000 | |
Sous-directeur et Assimilés | Sujétion Représentation | 22 500 11 500 | |
Chef de Service et Assimilés | Sujétion Représentation | 15 000 7 500 | |
Chef de service Adjoint et Assimilés | Sujétion Représentation | 9 000 4 500 | |
Chef de Bureau | Sujétion | 4 500 |
Services du Premier Ministre en charge (SPM)
Fonction | Indemnité | Montant | Observations |
Conseiller Technique | Sujétion Représentation | 45 000 37 500 | |
Chargé de mission | Sujétion Représentation | 45 000 22 500 | |
Directeur et attaché | Sujétion Représentation | 30 000 15 000 | |
Sous-directeur et Assimilé | Sujétion représentation | 22 500 11 250 | |
Chef de Service et Assimilé | Sujétion représentation | 15 000 7 500 | |
Chef de service Adjoint PR, SPM et Assimilé | Sujétion représentation | 9 000 4 500 | |
Personnels non responsables en service dans l’enceinte des Services du Premier Ministre en charge | Indemnité de transport | 13 500 | Liste signée du Secrétaire Général des Services du Premier Ministre en charge |
Délégation Générale à la Sûreté Nationale (DGSN)
Fonction | Indemnité | Montant | Observations |
Gardien de la Paix | Risque Police | 14 000 | |
Inspecteur de Police | 15 000 | ||
Officier de Police | 16 000 | ||
Commissaire de Police | 17 000 | ||
Commissaire de Police Principal | 18 000 | ||
Commissaire Divisionnaire | 20 000 | ||
Gardien de la Paix | Technicité Police | 5 000 | |
Inspecteur de Police | 6 000 | ||
Officier de Police | 10 000 | ||
Commissaire de Police | 15 000 | ||
Commissaire de Police Principal | 15 000 | ||
Secrétaire Général et Assimilés | Indemnité de représentation | 25 000 | |
Directeur et Assimilés | 20 000 | ||
Sous-directeur et Assimilés | 15 000 | ||
Chef de Service | 10 000 | ||
Chef de Service Adjoint | 7 000 | ||
Responsables des Services non logés | Compensatrice de logement | 10 000 | Montant déterminé par décision du DGSN |
Secrétaire Général et Assimilés | Indemnité de sujétion | 60 000 | |
Chef de service | 40 000 | ||
Chef de service Adjoint | 12 000 | ||
Chef de bureau | 6 000 | ||
Commandant école | Prime de recherche Enseignant | 80 000 | |
Commandant Adjoint | 70 000 | ||
Professeur | 60 000 | ||
Professeur Assistant | 40 000 | ||
Instructeur | 30 000 | ||
Moniteur | 20 000 | ||
Professeur | Prime de technicité | 12 500 | |
Instructeur | 7 500 | ||
Moniteur | 5 000 |
Direction Générale de la Recherche Extérieure (DGRE)
Fonction | Indemnité | Montant | Observations |
Toutes fonctions confondues | Prime forfaitaire mensuelle | 25 000 | Liste nominative signée par le Président de la République. |
L’indemnité de non logement est une allocation accordée à un agent public qui n’est pas logé par l’Administration. Elle représente 20% du salaire de base mensuel. Il est à préciser que cette indemnité est exceptionnellement accordée aux agents de l’état de la 1ère à la 6ème catégorie affectés pour nécessité de service dans un département autre que celui du lieu de recrutement ; le montant alloué dans ce cas est fixé au taux forfaitaire de 2000 (deux mille) F CFA.
L’indemnité de non logement est également quérable et non portable, d’où le problème de la prescription quadriennale.
Les prestations familiales sont les allocations accordées aux fonctionnaires et aux personnels de l’état relevant du code du travail, conformément à la loi n° 67-LF-7 du 12/06/1967 instituant un code des prestations familiales au Cameroun.
Elles sont accordées sur la base soit d’une décision signée par le Ministre en charge des Finances, soit d’un arrêté signé par le préfet (Arrêté Préfectoral).
Le dossier comprend :
La liquidation des prestations familiales ou le calcul des droits tient compte :
Conformément à la loi n°67-LF-7 du 12/06/1967 instituant un code de prestations familiales, et à l’ordonnance n°░81-02 du 29/06/1981 portant organisation de l’état civil au Cameroun, les enfants bénéficiaires sont :
NB : En matière de prestations familiales, les droits nouveaux se prescrivent par an à compter de la date du fait générateur, si l’intéressé a négligé d’en apporter la preuve écrite à l’administration directement chargée de la recevoir (décret n°72-DF-108 du 26/12/1972).
Le non-respect du délai fixé par le décret cité plus haut, entraîne une prescription dans les cas suivants :
Pour un enfant né avant l’acte de recrutement, si le dossier est déposé au Ministère des Finances ou à la Préfecture, dans les douze (12) mois qui suivent le recrutement, la date d’effet est celle du recrutement ;
Les avances de solde égales au maximum à trois mois de la solde de base indiciaire brute ou catégorielle peuvent être accordées par décision du Ministre en charge des Finances au fonctionnaire ou à l’agent de l’état se rendant à l’étranger, en position de :
Les avances de solde exceptionnelles peuvent être accordées sur appréciation du Ministre en charge des Finances au fonctionnaire ou agent de l’état.
La reprise des avances de solde ainsi payées au bénéficiaire s’effectue en dix (10) mensualités à partir du 3ème mois suivant celui de leur paiement, à moins, sur requête de l’intéressé, qu’une décision du Ministre en charge des Finances n’en dispose autrement.
Toutefois, dans le cas de cessation inopinée de service, la totalité des avances est récupérable immédiatement et donne lieu à l’émission d’un ordre de recettes à l’encontre du redevable.
Origine des dossiers
Selon leur nature, les dossiers proviennent des Administrations ci-après :
COMPOSITION DES DOSSIERS
Selon leur nature, les dossiers se composent ainsi qu’il suit :
Les nouvelles immatriculations au fichier solde
Les actes de gestion de carrière
Les indemnités et primes diverses
Le cas spécifique de l’indemnité de non logement
Les prestations familiales
Les avances de solde unique
NB : Il est à noter que toute demande doit comporter le matricule solde de l’intéressé, ainsi que son adresse complète et éventuellement le numéro de téléphone.
TRAITEMENT DES DOSSIERS
Il comporte deux étapes :
Enregistrement des dossiers
C’est une opération qui consiste à inscrire dans un registre ou un fichier électronique les noms et prénoms, l’objet, l’origine, la date pour la traçabilité des dossiers.
Il s’agit aussi de décrire le cheminement suivi par un dossier dans les différentes structures en charge de la réception des dossiers :
Circuit des dossiers (voir schéma synoptique en annexe)
Le circuit du dossier se présente en une série d’étapes à parcourir du Sous- directeur à l’Agent de traitement et vice versa, en passant par le chef de service et le chef de bureau :
* S’agissant de la codification, l’agent prépare la fiche de codification qui est visé par le Chef de bureau et signé par le Chef de Service ;
* Quant à l’état des sommes dues, l’agent prépare le manuscrit et le soumet au contrôle et visa du Chef de bureau ;
– Le Chef de bureau contrôle le projet manuscrit, le vise, l’enregistre et le transmet au contrôle du Chef de Service ;
– Le Chef de service contrôle, vise le projet manuscrit et le transmet au secrétariat pour saisie ;
– Le chef de bureau contrôle le dossier saisi, le vise et le transmet ;
– Le chef de bureau contrôle le dossier frappé, le vise et l’envoie au chef de service ;
– Le chef de service contrôle le dossier, le vise, l’enregistre et l’envoie au Sous-directeur ;
– Le Sous-directeur contrôle le dossier, le vise et l’envoie au Directeur pour contrôle et signature ;
– Le Directeur contrôle et signe le dossier; le dossier signé est retourné au Sous-directeur qui l’envoie au bureau des archives pour attribution du numéro du dossier signé ;
– Le dossier signé est retourné au chef de service initiateur du projet pour enregistrement.
Processus de traitement des dossiers
On distingue trois types de traitement :
Traitement manuel
On distingue quatre techniques de traitement manuel :
Les contrôles
Deux types de contrôle sont opérés à ce niveau de travail :
Le traitement par codification
La codification est la traduction des éléments du texte en langage compréhensible par l’application de traitement de la solde et des pensions.
Elle concerne les actes dont les dates d’effet sont postérieures au 1er juillet 2000, les prestations familiales, les prises en charge et les nouvelles immatriculations. Elle est faite pour faciliter le travail de l’agent de saisie. La fiche de codification comprend cinq parties définies ainsi qu’il suit :
* le numéro de l’acte octroyant le droit ;
* la date de signature de l’acte
* le code élément suivant l’indemnité qu’on paye ;
* le montant de l’indemnité à payer ;
* la date de prise d’effet.
* le code de l’indemnité à supprimer ;
* le montant à supprimer ;
* la date de suppression ;
En ce qui concerne les prestations familiales, le traitement manuel consiste à la codification des noms et matricule solde du bénéficiaire, le code élément, les noms et date de naissance des enfants à aligner, la date de prise d’effet.
Le traitement par état des sommes dues
L’état des sommes dues est un document qui résume la situation financière d’un agent public à un moment donné. Cette situation peut constituer, pour l’usager, une dette vis-à-vis de l’état ou une créance sur l’état, on parlera alors de l’état des sommes dues « par » ou état des sommes dues « à ».
L’état des sommes dues concerne les actes dont les dates de prises d’effet sont antérieures au 1er juillet 2000 et toutes les autres régularisations relevant du contentieux à savoir :
On parle de l’état des sommes dues « à« lorsque l’agent est bénéficiaire ; dans ce cas, l’état des Sommes Dues est établi pour payer un manque à gagner par exemple. Sa rédaction commence par la mention « état des Sommes Dues à « et se termine par » Net à mandater « .
Par contre, l’état des sommes dues « par« est établi à un agent débiteur du Trésor Public. Sa rédaction commence par la mention » état des Sommes Dues parÔǪ « et se termine par la mention » Net à recouvrer « .
L’état des sommes dues comporte trois (03) principales parties, à savoir :
Les éléments à consulter pour établir un état des sommes dues sont :
* Juillet 1985 à Décembre 1992 ;
* Janvier 1993 à Octobre 1993 ;
* Novembre 1993 à Janvier 1997 ;
* Février 1997 à Juin 2000 ;
* Juillet 2000 à Mars 2008 ;
* Avril 2008 à nos jours.
* le salaire de base ;
* le complément forfaitaire ;
* l’indemnité de non logement dont le mode de calcul est fixé par les décrets y relatifs et précisés au paragraphe I.1.2.C;
* l’allocation familiale ;
* le supplément familial de traitement ;
* les primes et indemnités diverses (technicité, entretien véhicule, sujétion, etc.).
* La taxe proportionnelle ;
* L’impôt sur le revenu des personnes physiques (en vigueur depuis janvier 2004) ;
* La retenue crédit foncier (RCF) ;
* La redevance audiovisuelle (CRTV) ;
* Les centimes additionnels ;
* La taxe communale ;
* La cotisation pension (CP).
Il convient de rappeler qu’en contentieux, tous les mois, y compris celui de février, ont 30 jours ; une année a donc 360 jours.
L’établissement de l’état des sommes dues est préparé sous la forme de projet manuscrit par un agent. Il est ensuite contrôlé et visé par les chefs de bureau et de service puis remis au secrétaire pour dactylographie. Le dossier dactylographié est à nouveau contrôlé et visé par les mêmes responsables, puis transmis au Sous-directeur qui à son tour contrôle, vise et transmet à la hiérarchie pour signature. L’état des sommes dues signé est transmis au bureau des archives pour numérotation et retour dans le service initiateur.
Le traitement par Certificat Administratif
Le Certificat Administratif (CA) obéit au même processus qu’un état des sommes dues à la seule différence qu’il traite des cas contentieux beaucoup plus complexes qui nécessitent une explication linéaire à l’introduction et à la conclusion.
Traitement informatique
Il s’agit de l’utilisation de l’application informatique pour l’ordonnancement des différentes codifications et les états des sommes dues signés. Il comprend quatre (04) phases à savoir :
Le contrôle
Il consiste à vérifier si les éléments à saisir ne constituent pas un double emploi.
La saisie
On distingue les prises en charge des nouvelles immatriculations (PEC) et les modifications des éléments de gain (MODIF).
Les prises en charge des nouvelles immatriculations : C’est une saisie qui permet de créer un matricule pour un agent en cours de recrutement. Le nouveau matricule est automatiquement affecté par l’Application de traitement. Dès lors que toutes les données de la fiche de codification sont prises en compte, le dossier est prêt pour la transmission physique au Trésor en vue du paiement.
La modification des éléments de gains :C’est la saisie des éléments de solde ponctuels ou permanents des dossiers dont le matricule est actif : Avancements, Indemnités de non logement, Indemnité de sujétion, Primes diverses, prestations familiales, avances de solde etc.
Cette opération est effectuée par un agent titulaire d’une habilitation (un identifiant ou » user » et un mot de passe) qui prend soin de relever et porter sur la fiche de codification le numéro du dossier généré automatiquement par l’application informatique.
L’enregistrement des dossiers
Les dossiers saisis sont soumis au chef de service qui prépare le bordereau de transmission en vue de l’enregistrement électronique.
La transmission des dossiers
à ce niveau, il s’agit de la phase finale qui consiste pour le Sous-directeur de procéder à la transmission électronique des numéros des dossiers déjà enregistrés en vue de permettre au service de la validation solde du Trésor d’avoir toutes les informations relatives au traitement effectué. Le Sous-directeur procède ensuite à la signature des bordereaux pour transmission physique des dossiers au Trésor pour paiement.
Les renseignements relatifs aux dossiers traités à la Sous-direction de la Réforme et n’ayant pas subis de rejets peuvent être consultés dans les registres disponibles dans les services, dans le réseau de traitement des salaires et par voie d’affichage.
Les rejets
Pendant le traitement de la solde, le dossier peut subir à chacune des étapes un rejet motivé suivant l’appréciation faite à chaque niveau de la structure.
Typologie des rejets
Suivant l’appréciation faite, les motifs des rejets sont de fond ou de forme.
Les rejets de forme
Ils sont essentiellement fondés sur les vices de procédure ou sur un manquement constaté dans la composition du dossier. On peut citer par exemple :
Les rejets de fond
Ils reposent sur l’objet même de la requête, c’est-à-dire sur le fondement du droit revendiqué. Il s’agit dans ce cas de vérifier que la demande de l’intéressé est fondée ou pas. Nous pouvons citer entre autres exemples :
Après l’identification des rejets, il se pose maintenant la question de l’information de l’usager.
La gestion des rejets
Le dossier rejeté est retourné à l’intéressé par voie de courrier officiel lorsqu’il dispose d’une adresse ou par voie de presse. En outre, tous les rejets sont centralisés au niveau du chef de service et publiés par voie d’affichage aux babillards disposés à cet effet.
Section I : Textes généraux et d’application spécifique
Recrutement
Formation et stages
Discipline
Liquidation des droits et pensions
Section II : Les statuts particuliers et spéciaux
Statuts particuliers
Statuts spéciaux
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