INTRODUCTION

Cette partie du manuel porte sur les procédures d’intervention de la Cellule Informatique dans le processus de traitement des salaires.

Conformément à l’organigramme consacré par le décret du 08 novembre 2008 portant organisation du MINFI, les missions de la cellule informatique de la solde se résument en :

• La gestion et l’administration des bases de données relatives à la solde et aux pensions ;
• La formation des utilisateurs ;
• La mise en œuvre des mesures de sécurité liées à l’exploitation des applications informatiques de la solde et des pensions ;
• La liaison avec les sites déconcentrés de traitement de la solde ;
• L’exploitation et la maintenance des applications informatiques de la solde et des pensions ;
• La production et la gestion des états de la solde et des pensions ;
• La préparation des travaux ;
• La gestion des archives magnétiques.

Il en résulte que la Cellule Informatique ne traite pas directement les dossiers des usagers des services publics et donc n’entretient pas de relations avec ces derniers. Cependant, la pratique quotidienne du traitement, au même titre que les dispositions organiques ci-dessus l’obligent à collaborer avec les autres services en charge de la gestion de la solde et des pensions.

La présente partie du manuel s’atèle à préciser dans une première section les circonstances dans lesquelles il apparaît nécessaire de saisir la Cellule Informatique et dans une seconde, la démarche à suivre pour la saisir. Une troisième section revient sur quelques aspects importants relatifs à la gestion et l’usage de l’outil de traitement des salaires et pensions.

Il convient de préciser que les compétences de la Cellule Informatique vont au-delà des autres services de la Direction de la Dépense de Personnel et des Pensions pour s’étendre aux différents sites déconcentrés de gestion du personnel et de la solde, où l’outil de traitement des salaires est utilisé.

Par ailleurs, certaines missions de la cellule ne requièrent pas une formalisation spéciale des procédures. C’est le cas de la production du rapport solde que cette dernière doit mettre à la disposition du Directeur après le calcul mensuel des salaires ou plus généralement, tous les travaux que le Directeur juge utile de confier directement à la cellule.

 

CIRCONSTANCES NÉCESSITANT LE RECOURS À LA CELLULE INFORMATIQUE

Les situations qui requièrent l’intervention de la Cellule Informatique peuvent se diviser, que ce soit en interne à la Direction ou en externe, en trois groupes : celles émanant des missions organiques, celles issues des problèmes rencontrés dans l’usage de l’outil de traitement des salaires et des pensions et des situations spéciales rencontrées dans la gestion quotidienne du traitement des salaires.

Situations émanant des missions organiques

Au travers des missions ci-dessus mentionnées, il apparaît que la cellule informatique devrait intervenir lorsque :

• Le besoin en renforcement des capacités du personnel en matière d’utilisation de l’application de traitement se fait sentir ;
• Un service utilisateur a des problèmes de connexion à l’application de traitement ;
• Pour des besoins de travail et dans la limite des possibilités du système, un service est amené à étendre la connexion réseau à de nouvelles machines ;
• Un service est amené à reconfigurer une machine, pour une raison ou pour une autre ;
• Un service souhaite mettre à jour ses habilitations (identifiant et mot de passe) ou étendre, dans les limites permises par l’application de traitement, le champ et/ou le nombre de ses habilitations ;
• Pour les besoins contrôle, la brigade de contrôle de la solde sollicite des listings spécifiques produits après la solde ou des fichiers électroniques ;
• Pour les travaux d’analyse et de synthèse, la cellule des études et synthèse sollicite des états spéciaux, listings ou fichiers électroniques ;
• A la fin du traitement mensuel, la hiérarchie a besoin des principaux résultats de la solde.

Problèmes émanant des dysfonctionnements de l’application

Il est difficile de dresser une liste exhaustive des problèmes issus du dysfonctionnement de l’application qui peuvent amener les services de gestion à faire recours à la cellule informatique. En effet, dans la pratique quotidienne, les cas de dysfonctionnement de l’outil de traitement sont nombreux et divers. On peut citer entre autres les cas où :

• L’incohérence des informations conduisent à une solde nulle bien que l’usager ne soit pas suspendu : il s’agit généralement des dossiers mal initiés électroniquement ;
• La saisie de certains codes est impossible, « brouille » l’écran ou génère accidentellement des ordres de recettes ;
• Certaines anomalies apparaissent sur le bulletin de solde.

Les problèmes spéciaux

Ils peuvent se résumer en trois principaux cas que sont :

• Le recours ponctuel à la cellule informatique pour favoriser le traitement rapide les dossiers d’un service lorsque ce dernier dispose d’un volume de dossiers important de nature à créer l’engorgement ;
• L’activation des salaires des nouveaux membres du gouvernement ;
• La correction de l’âge d’un usager dans la base de traitement, en exécution d’une décision prise par la hiérarchie.

PROCÉDURES DE SOLLICITATION DE LA CELLULE INFORMATIQUE

Les procédures de sollicitation de la Cellule Informatique sont aussi diverses que les problèmes qui les induisent. Elles varient aussi fondamentalement selon que le service requérant est interne à la Direction de la Dépenses de Personnel et des Pensions ou non. Ces deux dernières alternatives sont séparément abordées dans les deux sous-sections.

Cas où le service requérant est interne à la DDPP

Tous les problèmes requérant l’intervention de la cellule informatique sont adressés au Directeur de la Dépense de Personnel et des Pensions qui instruit le chef de cellule. La requête formulée par le service requérant doit porter sur le problème que le service veut résoudre, avec des précisions sur l’incidence de ce dernier sur ses activités. Cette démarche est suivie pour tous les problèmes recensés à la première section.

Toutefois, la fourniture des listings et/ou fichiers électroniques à des fins de contrôle, d’analyse ou de synthèse peut être faite, selon les convenances du moment, de façon systématique par une plateforme entre les structures concernées, la cellule informatique et le Directeur. En outre, il peut arriver que, pour des analyses spécifiques, le besoin de revisiter les données historiques de la solde se fasse sentir. Dans ce cas, il revient à la cellule de fournir ces données, soit à partir des fichiers directement archivées, soit à partir des bandes magnétiques.

Cas des services extérieurs ou les sites SIGIPES

Dans la logique de la décentralisation de la gestion du personnel et de la solde, les sites SIGIPES, bien que autonomes, doivent disposer de l’application de traitement des salaires. Cependant, l’administration de cette application demeure sous la responsabilité du chef de cellule Informatique de la DDPP. Comme le prévoient les missions organiques, en cas de dysfonctionnement (cause matérielle ou logicielle) de l’application dans un site quelconque, les responsables dudit site doivent se retourner vers la cellule informatique de la solde. Il s’agit d’une collaboration entre deux services de ministères différents. La procédure administrative en la matière s’avère lourde. Aussi ce manuel lui préfère-t-il une plus simplifiée.

Le site requérant devrait formuler une requête adressée au Ministère des Finances. Cependant, le courrier signé de son Ministre en charge pourrait être directement introduit chez le Directeur de la Dépense de Personnel et des Pensions. La requête devrait indiquer clairement le service demandé et son incidence sur le fonctionnement normal du site.

GESTION DES HABILITATIONS, GESTION DU RÉSEAU ET ACCÈS À L’APPLICATION DE TRAITEMENT DE LA SOLDE

Il importe de rappeler que le Chef de la Cellule Informatique est l’administrateur du système informatique de traitement des salaires et des pensions. A ce titre, c’est à lui que revient la responsabilité d’attribuer les habilitations à tous les utilisateurs de l’application.

Une habilitation est la possibilité donnée à un utilisateur de l’application de traitement, d’accéder à l’une de ses fonctions, à des fins de modification des informations. Pour cela, il lui faut disposer d’un identifiant et d’un mot de passe spécifique. Cette section fait un bref aperçu de la gestion des habilitations et de la gestion du réseau puis, propose une brève description des menus d’accès à l’application, notamment celui relatif au renseignement.

Les différentes habilitations

Il existe trois étapes principales à franchir dans l’application de traitement des salaires pour qu’un dossier classique introduit à la solde aboutisse à un paiement. Pour franchir chacune des étapes, un responsable de la chaîne de traitement est chargé d’accéder à une fonction particulière de l’application, qui lui permette d’exécuter l’instruction requise. En marge des dossiers classiques, il existe des dossiers particuliers aux contraintes différentes.

Les trois principales habilitations

Ces trois étapes sont successivement l’enregistrement de l’acte, sa transmission électronique et la validation au Trésor. La saisie est faite dans le service qui traite le dossier. Elle est généralement précédée du traitement préalable qui peut consister en une codification ou en un processus d’établissement d’un état des sommes dues.

Après l’enregistrement, le dossier doit être expédié dans les services du Trésor, pour contrôle et validation. En marge des procédures administratives nécessaires pour le transfert du dossier physique, il est indispensable qu’il soit électroniquement « visible » aux agents du Trésor. Cela se fait par la transmission électronique du dossier. Dans chaque sous-direction de la solde, l’habilitation qui permet cette opération est confiée au sous-directeur qui en est également responsable.

Après la transmission, le service de validation solde du Trésor procède, après contrôle du dossier physique, à la validation du dossier. Il s’agit d’une signature électronique qui permet à l’auteur du dossier, de percevoir les effets financiers dans son salaire de la fin du mois en cours. C’est en principe l’ultime étape du traitement. Au Trésor, en fonction des services de la solde, il existe plusieurs postes de validation et à chacun d’eux correspond une habilitation qui est confiéeà un chef de bureau.

Il importe de rappeler que ces trois principaux types d’habilitations sont en général spécifiés selon les services, afin de mieux cloisonner les possibilités de traitement entre les services et les différents sites SIGIPES. Ainsi, chaque service de la solde n’est confiné qu’au traitement des dossiers des administrations à lui consacrées par l’organigramme. Chaque site SIGIPES dispose de ces principaux types d’habilitations afin de pouvoir traiter complètement les dossiers du ministère dans lequel il est implanté.

Cas particuliers

Les habilitations particulières peuvent se scinder en trois groupes : celles qui permettent la mise à jour du fichier, celle relative au traitement des oppositions et l’habilitation basique qui permet d’accéder au renseignement. Celles relatives à la mise à jour du fichier sont particulières en ce sens qu’elles permettent d’accéder aux fonctions spécifiques dont la manipulation n’a pas forcément une incidence financière. De ce fait, l’étape de la validation Trésor n’est plus indispensable. Il s’agit en général des habilitations permettant de modifier le mode de règlement, de modifier des données d’identification d’un agent public, de clôturer un code de paiement non valide, de suspendre ou de reprendre ce dernier. En général deux familles types d’habilitations permettent d’accéder à ces fonctions.

• Celles qui permettent le changement du mode de règlement sont confiées au responsable administratif ayant cette charge. Ici, ce responsable gère en général deux habilitations : une pour la saisie et l’autre pour la validation ;
• Les autres habilitations sont confiées au responsable de la mise à jour du fichier. Une première permet de suspendre ou de reprendre en solde ; une seconde permet de corriger les données d’identification tandis qu’une dernière permet de clôturer les codes non valides.

L’habilitation permettant le traitement des oppositions se limite à positionner les oppositions et leurs caractéristiques (montant, date d’effet, retenue mensuelle, etc.). Elle est attribuée au responsable du Trésor chargée du traitement des oppositions.

L’habilitation qui permet d’accéder au renseignement ne remplit que la fonction de consultation mais revêt une importance capitale. Elle est la plus accordée aux différents responsables de la chaîne solde puisque chaque service en dispose. À cause de sa particularité, les détails de son usage sont réservés au §3.3 de cette partie.

Ouverture du réseau et clôture de la solde mensuelle

L’ouverture du réseau pour le traitement des dossiers se fait en général au début du mois (autour du 05 de chaque mois). Cette date d’ouverture est généralement instruite à l’administrateur du réseau par le Directeur de la Dépense de Personnel et des Pensions. L’ouverture du réseau est progressif : d’abord pour les saisies et les transmissions, ensuite pour les validations. De même, la date d’ouverture peut varier selon les points de traitements (services de la DDPP, DIRCIA ou sites décentralisés). Plus généralement, à cause des problèmes de dépassement de capacité du réseau, l’on procède à une gestion concurrente des sites afin de garantir une relative rapidité de réponse de l’application.

La fin du traitement mensuel est marquée par la fermeture du réseau informatique qui est généralement totale autour du 18 de chaque mois. Cet arrêt peut se faire également de manière progressive, selon les circonstances mais généralement, l’ordre d’arrêt est inverse à l’ordre d’ouverture. Le réseau est ainsi arrêté de façon que toutes les tâches ultérieures (à sa fermeture) soient accomplies et que les salaires soient disponibles aux lieux de paiement avant la fin du mois. Dans la réalité, il existe plusieurs tâches ultérieures à l’arrêt du réseau.

D’abord, l’équipe de la cellule informatique procède à la préparation des travaux qui comprend la sauvegarde des fichiers et le basculement des dossiers validés au cours du mois par les différents points de traitement.

Ensuite, l’équipe procède au déclenchement des calculs automatiques (mais sous contrôle) par le serveur central, des salaires du mois. Cette longue étape est suivie de la production des bons de caisse, des différents fichiers de paie et des états consolidés. Des listings de contrôle de la paie, d’analyse ou de consultations sont également produits et les Cd roms de virement sont gravés.

Enfin, les résultats de la solde sont transmis à la hiérarchie qui apprécie et autorise le paiement. Pendant ce temps, les bons de caisse sont transmis au Trésor pour le dispatching à travers son réseau national ; les Cd roms de virement leurs sont également transmis pour le dispatching dans les banques.

Les paiements de plus d’un million sont enfin extraits et transmis à la brigade de contrôle pour préparer les autorisations de paiement. En effet, ces derniers ne sont servis dans les différents postes de paiement qu’après le dépôt des autorisations signées par le Ministre en charge des Finances.

Accès et exploitation des différents menus

L’accès aux différentes fonctions de l’application se fait successivement à travers différents menus. Les menus intermédiaires ne sont pas systématiques puisque l’administrateur peut, selon le type d’habilitation qu’il accorde, configurer la procédure d’accès qui peut être direct ou non. Ceci permet de gérer les priorités d’accès. Ainsi, certains responsables de la chaîne peuvent accéder, en fonction des exigences de service, à plusieurs types de fonctions tandis que certains se confinent à un seul type. Cette sous-section se limite au commentaire du menu général et de celui du sous-menu relatif au renseignement que nous jugeons plus important à l’ensemble des parties prenantes du traitement de la solde.

Le menu général

Pour accéder au menu général, l’on passe généralement par trois étapes. Après l’ouverture de l’application, l’on accède à l’écran 1 suivant à partir duquel la commande CICS2 suivie de la touche Ctrl du clavier permet d’accéder à l’écran 2. L’on tape alors successivement ‘F12’ et ‘IDEAL’ suivies de la touche Ctrl pour accéder à l’écran 3.

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L’écran 3 est celui à partir duquel il faut saisir ses habilitations (identifiant ou USER et mot de passe) avant de valider avec Ctrl. L’on devrait s’acheminer au menu général de la fenêtre 4 mais selon la configuration de l’administrateur, l’on peut aboutir directement à l’un des dix sous-menus de cette fenêtre. Chacune des dix (10) rubriques du menu général permet d’accéder à un ensemble de fonctions ou de tâches précises.

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L’on procède ci-après à une brève description de certaines de ces fonctions qui restent encore utiles :

Traitement de dossier : cette rubrique permet d’avoir accès aux différents types de traitement des dossiers (enregistrement, transmission, validation).

Renseignement permet de faire des consultations diverses relatives à la situation d’un agent.

Consultation tables permet d’accéder aux différentes tables constitutives de la base des données (c’est le référentiel).

Traitement Trésor permet aux personnels du Trésor de valider les dossiers.

Traitement des oppositions permet de gérer les ordres de recettes.

Saisie des pensions permet de traiterles pensions.

Le sous-menu renseignement

Ce sous-menu a une triple influence : d’abord, il permet aux usagers d’avoir des informations sur leur solde (bulletin de paie, dossier en cours, état de retenue, état des rappels, etc.) ; ensuite, il permet aux utilisateurs de l’application de procéder aux contrôles requis lors des traitements ; enfin, il permet à la brigade de contrôle de contrôler et de sanctionner les paiements indus. Pour cette raison, l’habilitation qui permet d’y accéder est la plus répandue.

L’on accède à cette fonction soit à partir de l’écran 3 ci-dessus (cas de la configuration spéciale de l’habilitation pour le renseignement), soit à partir du menu général. A partir du menu général, l’on saisit le code 5 au clavier et l’on valide (Ctrl). Il apparaît alors l’écran 5.

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A partir de cet écran, l’on peut accéder aux informations relatives à un agent. Pour cela, il faut saisir son matricule à l’espace réservé et valider pour accéder à l’écran 7. Au cas où l’on ignore le matricule, une possibilité est offerte de combiner titre (Mr, Mme ou Mle), Nom et Prénoms pour accéder au Matricule. Mais, comme le montre l’écran 6 sur lequel cette procédure aboutit, il faudra disposer en plus de la date de naissance de la personne pour être sûr de tomber exactement sur le bon matricule. A partir de là, une simple sélection de la ligne correspondante permet de revenir à l’écran 7.

L’écran 7 a toutes les entrées de consultation possible dans l’Application. Nous procédons à une brève description des plus usitées.

1. Situation dernière solde : cette entrée permet d’accéder aux informations caractéristiques de l’agent (catégorie, statut, fonction, grade, emploi, service, date de recrutement, date du dernier avancement, etc.) au cours de la solde qui vient de s’achever.
2. Dossiers en cours : Permet de savoir si l’agent a des dossiers en cours de traitement dans la chaîne solde. Pour être visible, il faudrait que ces dossiers aient été au moins saisis dans l’application. Autrement dit, les dossiers non encore saisis ne peuvent être « vus » en ligne.
3. Retenues : permet d’accéder aux différentes retenues auxquelles l’agent est soumis. Il peut s’agir du remboursement de l’avance de solde, d’un ordre de recettes ou d’autres types de retenues.
4. Enfants à charge : permet d’accélérer à la liste des enfants alignés c’est-à-dire la liste des enfants pour qui les prestations familiales sont servies.

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Permet d’accéder aux bulletins de paie ; c’est le renseignement le plus couru par les usagers.

Consultation de l’historique : Permet d’avoir accès à l’historique de l’agent c’est-à-dire à tout ce qui s’est passé dans sa carrière depuis son intégration. Les éléments de l’historique concernent le grade, l’affectation, le logement, la position, les éléments de rémunération et le mode de règlement. L’historique le plus recherché est celui portant sur les éléments de rémunération car à travers celui-ci, l’on a accès à la quasi-totalité des paiements perçus par l’agent depuis son intégration.

Consultation des rappels : cette fonction permet d’accéder à la liste des rappels en mémoire de l’agent.

À l’écran 7, il suffit d’entrer le code de l’option qu’on désire consulter. Pour consulter le bulletin de solde par exemple, on saisit le code 7 et on valide (touche Ctrl). On accède alors à l’écran 8 qui permet de préciser les mois dont on veut le bulletin.