INTRODUCTION

Le guide de traitement des dossiers à la Brigade du contrôle de la solde et des pensions est un outil de travail qui renseigne sur les attributions de la Brigade du contrôle et le traitement des dossiers.

Conformément à l’article 62 du décret n°2008/365 du 08 novembre 2008 portant organisation du Ministère des Finances, la Brigade du Contrôle de la Solde et des Pensions est une structure relevant de la Direction Générale du Budget et, hiérarchiquement placée sous le contrôle de la Division du Contrôle Budgétaire, de l’Audit et de la Qualité de la Dépense.

Placée sous l’autorité d’un Chef de Brigade, la Brigade du Contrôle de la Solde et des Pensions est chargée :

• du contrôle des structures de traitement de la solde fonctionnant au sein des Ministères et Administrations assimilées ;
• de la conception et de l’exploitation des procès-verbaux de contrôle desdits services et des documents mécanographiques issus du traitement des salaires.

Structure spécifique de par ses missions, la garantie d’une bonne information tant du personnel en charge du contrôle de la solde et des pensions que des usagers, est le souci qui a présidé à l’élaboration de ce guide, en vue d’une mise en œuvre optimale de ces missions. Il décrit de manière détaillée, l’ensemble des opérations de traitement des dossiers à chaque étape du processus. La méthodologie utilisée consiste pour chaque type de dossier, à donner la définition et la nature des tâches à exécuter.

Dans sa structuration, le document comprend trois parties :

1. Nature et origine des dossiers;
2. Processus de traitement des dossiers ;
3. Procédés et techniques de contrôle.

Un répertoire des textes règlementaires figure en annexe.

 

 

NATURE ET ORIGINE DES DOSSIERS

Dans cette partie, il s’agit de présenter de manière précise la nature et l’origine des dossiers traités à la Brigade du Contrôle de la Solde et des Pensions. En ce qui concerne le présent guide, nous commencerons par leur nature.

Nature des dossiers

Au regard des missions à elle assignées, la Brigade du Contrôle de la Solde et des Pensions traite six (6) types de dossiers à savoir:

• Les dossiers souche de traitement de la solde et des pensions ;
• Les actes de gestion de carrière ;
• Les actes de concession des droits à pension ;
• Les bulletins de solde et de pension ;
• Les documents mécanographiques issus du traitement de la solde ;
• Les procès-verbaux de contrôle.

Les dossiers souches de traitement de la solde et des pensions

Il s’agit de tout dossier de solde et de pension ayant servi à l’ordonnancement, à la liquidation et au paiement dans les ministères et les administrations assimilées.

Les actes de gestion de carrière

Il s’agit de tous les actes dont un agent public aurait bénéficié durant sa carrière et ayant une incidence financière sur son salaire. Ils concernent :

• l’intégration ;
• la titularisation ;
• l’avancement d’échelon ;
• l’avancement de classe ;
• l’avancement de grade ;
• le reclassement ;
• le contrat ;
• l’avenant ;
• la décision d’engagement ;
• la bonification d’échelon.

Le contrôle permet de s’assurer de la régularité, de l’authenticité et de la bonne prise en compte de tous les effets induits.

Les actes de concession des droits à pension

Il s’agit de :

• la pension d’ancienneté ;
• la pension proportionnelle ;
• la pension permanente d’invalidité ;
• la pension de réversion veuve (veuf) ;
• la pension de réversion d’invalidité aux veuves (veufs) ;
• la pension de réversion aux ascendants ;
• la pension de vieillesse ;
• la pension des survivants ;
• la pension du fonds de retraite des cheminots ;
• les pensions temporaires d’invalidité ;
• les rentes viagères ;
• les pensions temporaires d’orphelin ;
• les pensions de réversion temporaire d’invalidité orphelin ;
• le capital décès ;
• l’indemnité de décès ;
• l’indemnité d’installation.

Ils retracent dans le détail les montants de la pension conformément au nombre d’années d’assurance accomplies par l’agent public. La mission de la Brigade est de contrôler la régularité de la liquidation, l’authenticité et la bonne prise en compte des effets financiers.

Les bulletins de solde et de pension

Le bulletin de solde ou de pension est un document qui retrace les rémunérations mensuelles d’un salarié ou d’un pensionné. Pour ce qui est des personnels de l’État, ce document est produit par le Ministère des Finances et récapitule les informations portant sur :

• l’identification générale de l’agent ;
• la rémunération de l’agent ;
• le mode de règlement.

Identifications générales de l’agent

Il s’agit de :

• numéro matricule ou identifiant ;
• nom et prénom ;
• Ministère employeur ;
• grade ;
• échelon ;
• indice ;
• lieu de résidence ;
• fonction ;
• situation matrimoniale ;
• position de gestion ;
• position de logement ;
• mois et année.

Rémunération de l’agent

Les éléments de rémunération sont composés des éléments de gains et des éléments de retenues.

• Éléments de gains

L’élément de gain par excellence est le salaire de base (code 010), il correspond obligatoirement au grade de l’agent, c’est-à-dire la catégorie et l’échelon qui reflètent l’indice chez le fonctionnaire et génèrent en plus un complément forfaitaire. Les autres éléments de gains sont :

*   l’indemnité de logement : elle est aujourd’hui de 20% du salaire de base brut et n’est octroyé qu’aux fonctionnaires et contractuels d’administration non logés ;

* les prestations familiales (allocation familiale et supplément familial) chez les fonctionnaires ;

* l’indemnité forfaitaire de logement : elle est attribuée aux agents décisionnaires affectés de leur localité de recrutement à une autre.

*  les primes de technicité : elles sont liées au corps d’appartenance et au grade ;

*   les primes de risque : elles existent dans certains corps ;

*  les indemnités diverses (sujétion, responsabilité, forfaitaires, entretien véhicule, etc.) ;

*    les différents états des sommes dues ou rappels.

• Éléments de retenue

Ils peuvent être divisés en éléments permanents et en éléments temporaires :

*         Éléments permanents :

–       impôt sur revenu personnes physique ;

–       retenue Crédit Foncier ;

–       redevance audio-visuelle ;

–       taxes communales ;

–       centimes additionnels ;

–       cotisation pension.

*         Éléments temporaires :

–       ordre de recette ;

–       remboursement avance de solde ou avance sur pension ;

–       pension alimentaire ;

–       bulletin de liquidation de recette ;

–       saisie arrêt sur salaire ;

–       débets.

Mode de règlement

Cette partie comprend :

• le code règlement comprenant la banque, l’agence et le numéro de compte, le poste comptable ;
• l’impôt général sur le revenu mensuel et cumulé ;
• le net à percevoir qui représente la différence entre les gains et les retenues en chiffres et en lettres;

Tous ces éléments font l’objet d’un contrôle minutieux.

Les documents mécanographiques issus du traitement de la solde et des pensions

De manière générale, il s’agit des documents de synthèse de la solde et des pensions que la Cellule Informatique de la Direction de la Dépense de Personnel et des Pensions met à la disposition de la Brigade pour vérifications.

Il s’agit notamment :

• du bordereau général d’émission (BGE) : document récapitulatif de tous les salaires et pensions payés au cours d’un mois. Il est divisé en trois (3) tomes : BGE actifs (matricule, numéro de compte, nom et prénom, montant net à percevoir, code service, retenues, crédit consommé), BGE pensionnés civils, BGE pensionnés militaires ;
• du BGE par mode de règlement : classification des BGE par destination des salaires et pensions (postes comptables et banques) ;
• des états individuels des rappels : états récapitulatifs de la mutation d’un personnel actif ou pensionné au cours d’un mois. Il comprend : matricule, nature, ancienne valeur, nouvelle valeur, montant total ;
• du journal des transactions : état récapitulatif des mutations traitées par un agent de saisie pour une période donnée par Ministère. Il comprend : matricule, nom et prénom, code libellé, code acte, numéro dossier, terminal, date de mise à jour ;
• de l’état des retenues (RETMA) : état récapitulatif des retenues d’un agent au cours d’un mois. Il comprend : matricule, nom et prénom, code libellé, numéro d’écriture, imputation, date de prise d’effet, échéancier, proposition de la retenue mensuelle, retenue mensuelle effective, capital, cumul et le reste;
• des autorisations collectives de paiement : liste alphabétique par mode de règlement des salaires et des pensions supérieur ou égal à un million ;
• des lettres banque ;
• de la liste alphabétique des nouvelles prises en charge ;
• de toute autre requête faite par la Brigade du Contrôle.

Les procès-verbaux de contrôle

Ce sont des documents de comptes rendus des missions de contrôle, effectuées aussi bien dans les structures de traitement de la solde et des pensions, que dans les postes comptables et les banques. Leur exploitation donne lieu à la rédaction d’un rapport de contrôle à l’attention de la hiérarchie.

Origine des dossiers

Les dossiers proviennent de trois sources à savoir :

• Les administrations publiques, parapubliques et les institutions financières ;
• La cellule informatique de la Direction de la Dépense de Personnel et des Pensions ;
• Les usagers.

Les administrations publiques, parapubliques et les institutions financières

Selon leur nature, les dossiers proviennent de toutes les administrations publiques, parapubliques et les institutions financières.

La Cellule Informatique

Cette structure est compétente pour produire des états de synthèse de la solde et des pensions en fonction des demandes qui lui sont adressées.

Les usagers

Les usagers peuvent aussi saisir la brigade soit par requête, soit par dénonciation.

 

PROCESSUS DE TRAITEMENT DES DOSSIERS

Une fois les dossiers transmis à la Brigade du Contrôle, le processus de leur traitement se traduit par l’authentification des actes, la détection des anomalies constatées sur les bulletins de solde et des pensions, l’exploitation des documents mécanographiques et des procès-verbaux de contrôle.

Authentification des actes

Les actes à authentifier sont de divers ordres et sont contenus dans les dossiers. Ils concernent principalement les actes de gestion de carrière et ceux concédant des droits à pension. Ils sont authentifiés auprès des administrations émettrices.

Les actes de gestion de carrière

Leur authentification suit la procédure suivante :

• Signature d’une feuille de déplacement et d’un ordre de mission au Contrôleur ou à l’équipe de contrôle désigné ;
• Établissement et signature d’un bordereau de transmission au cas où il y a plusieurs actes à authentifier, assorti de la mention « pour authentification » dans la colonne observation;
• Descente dans la structure où les actes ont été établis et signés ;
• rencontre avec le responsable de la structure ou son représentant s’il y a lieu ;
• présentation de l’objet de la descente par le Contrôleur ou le Chef de mission ;
• mise à la disposition du Contrôleur ou de l’équipe des actes originaux correspondants archivés ;
• analyse comparative des actes à authentifier avec les actes originaux archivés, l’un après l’autre ;
• Pour les actes authentiques, certification par le responsable de la structure ou son représentant et inscription de la mention « acte authentique » ;
• Pour les faux actes, inscription de la mention « faux acte » ;
• Établissement et signature du bordereau de transmission avec en observation les mentions « acte authentique » ou « faux acte » selon le cas ;
• Note de présentation des résultats de la mission à la hiérarchie s’il y a lieu.

Le contrôle de l’authenticité des ces actes aboutit soit à la validation du dossier, soit à son rejet. En cas de faux acte, le dossier est rejeté et l’agent incriminé s’expose aux sanctions prévues par la règlementation en vigueur.

Les actes de concession des droits à pension

Leur authentification obéit au même processus que celui des actes de gestion de carrière.

Détection des anomalies sur les bulletins de solde et des pensions

La détection des anomalies sur le bulletin de solde se fait à travers les règles de gestion présentées en annexes. Il s’agit de vérifier la cohérence, la conformité et la pertinence des informations contenues sur le bulletin de solde dans sa globalité.

Sur l’identification

Le contrôle se fait sur la régularité, la conformité, la cohérence et la pertinence des éléments d’identification dans leur ensemble.

Sur les éléments de gains

Il s’agit des éléments de rémunération d’un agent public qui sont contraires tant à son statut particulier et à la grille de rémunération qu’aux éléments d’identification.

Sur les éléments de retenues

Elles concernent les retenues statutaires et les retenues temporaires. Pour les retenues statutaires, l’action consiste à vérifier si elles sont minorées, majorées ou purement inexistantes par rapport à l’assiette.

Quant aux retenues temporaires, la détection porte sur l’annulation frauduleuse des prélèvements règlementaires ou judiciaires opposables sur les salaires et les pensions. Il peut aussi s’agir d’émission erronée de prélèvement à l’encontre de certains salaires ou pension.

Sur le contrôle des matricules multiples

Il s’agit ici d’identifier les homonymies ayant généré des matricules différents, mais qui renvoient à la même personne.

La liste des homonymies fournie par la Cellule Informatique de la Direction de la Dépense de Personnel et de Pensions fait l’objet d’un contrôle approfondi par la consultation des bulletins de solde afin de relever les incohérences. Ces contrôles peuvent aussi s’effectuer auprès des postes comptables assignataires qui reçoivent les bons de caisses ou auprès des institutions financières dans lesquelles ces salaires sont virés.

Exploitation des documents mécanographiques

L’action consiste à vérifier la cohérence des informations contenues dans les BGE et tous les autres documents cités plus haut. Elle permet aussi de s’assurer du paiement effectif d’un salaire ou d’une pension.

L’analyse comparée des informations permet de déceler des situations objet d’un contrôle approfondi.

Exploitation des procès-verbaux de contrôle

Le rapprochement des procès-verbaux aux divers documents mécanographiques permet aussi de déceler des situations devant faire l’objet d’un contrôle approfondi.

PROCÉDÉS ET TECHNIQUES DE VÉRIFICATION

Procédés de vérification

Les procédés de vérification sont les techniques qu’utilise le Contrôleur pour détecter les erreurs, irrégularités et fraudes. Ils utilisent deux en général deux (02) types de procédés :

• les procédés de corroboration ;
• les procédés de conformité.

Les procédés de corroboration

Ce sont les procédés qui fournissent la certitude de l’exactitude, la cohérence et la pertinence des opérations effectuées par les acteurs de la chaîne solde.

Les procédés de conformité

Ce sont les procédés qui permettent de vérifier le respect de la légalité et la régularité des opérations effectuées dans la chaîne solde.

Ces procédés se font par le biais des enquêtes et de la consultation du fichier solde et des pensions.

Les principes d’intervention

Les interventions de la Brigade du Contrôle portent sur :

• le contrôle sur pièces ;
• le Contrôle sur place ;
• le contrôle a posteriori.

Le contrôle sur pièces

Le contrôle sur pièces s’exerce sur les documents produits par :

• la Cellule Informatique de la Direction de la Dépense de Personnel et des Pensions ;
• les sites de traitement (procès-verbaux issus du traitement des dossiers de la Solde) ;
• les usagers (pièces justificatives).

Le contrôle sur place

Il s’exerce sur les services où les dossiers ont été traités (site de traitement, Ministères, Service déconcentrés, etc.). L’originalité des interventions de la Brigade du Contrôle de la Solde et des Pensions, tient à sa capacité d’effectuer l’essentiel de son activité sur le terrain. Les missions de contrôle de la Brigade permettent de constater les irrégularités et les anomalies qui grèvent le Budget de l’État, d’arrêter la saignée financière occasionnée par certaines pratiques peu orthodoxes, de prendre au besoin des mesures conservatoires et de proposer des mesures correctives.

Le contrôle a posteriori ou ex-post

Il s’effectue après le calcul de la solde. Les irrégularités relevées ne pouvant pas être corrigées, elles peuvent simplement faire l’objet des sanctions mettant en jeu la responsabilité des auteurs des malversations et de leurs complices.

Les principes d’intervention

Le principe de contradiction

Il signifie qu’aucune constatation ne peut être définitivement arrêtée à la charge d’un contrôlé sans que celui-ci ait eu l’occasion de donner sa version des faits par écrit (demande d’explication écrite).

Le principe de constatation

Le Contrôleur ne doit en aucune façon et sous aucun prétexte s’immiscer dans la gestion courante du service contrôlé. Il lui appartient simplement de constater les faits et d’en faire état auprès des supérieurs hiérarchiques des agents contrôlés qui devraient eux-mêmes, prendre toutes les mesures correctives nécessaires.

Le principe du service fait

Le salaire est la contrepartie du travail effectué. Le salarié qui exerce normalement ses fonctions perçoit sa rémunération après constatation de l’exécution du service. Par contre, quand un salarié s’absente irrégulièrement de son service ou refuse de rejoindre son poste d’affectation, il ne lui est payé aucune solde ou indemnité de quelque nature que ce soit.

Pratique du contrôle

Les missions sur le terrain de la Brigade du Contrôle de la Solde et des Pensions sont déclenchées par une lettre de mission et une note de service qui en précise l’objet, les résultats attendus, la composition de l’équipe de contrôle et le Chef de mission.

La phase préparatoire

Dans la phase préparatoire, on distingue trois principales étapes :

• la collecte des informations (requêtes à la Cellule Informatique de la Direction de la Dépense de Personnel et des Pensions) ;
• la consultation informatique des données ;
• l’exploitation des listings et des documents mécanographiques.

La phase opérationnelle

Rôle du Chef de mission

Au cours de cette phase, le chef de mission qui est le centre d’impulsion de la mission doit veiller à :

• organiser la rencontre avec les responsables de la structure à contrôler et toutes les personnes impliquées dans le contrôle ;
• s’assurer qu’un local approprié servant de bureau de travail est mis à la disposition de l’équipe de contrôle.

Il tient des séances de travail journalières avec son équipe pour évaluer le travail effectué et décide des orientations de la mission.

Il décide en concertation avec son équipe des personnes à entendre sur procès-verbal et sert de liaison avec les personnes contrôlées pour l’obtention de toutes informations nécessaires à l’avancement du travail.

Il garde les originaux des pièces à conviction et s’assure que l’équipe de contrôle respecte l’éthique et la déontologie dans la conduite de la vérification.

Les documents à contrôler

Avant la descente sur le terrain, l’équipe de contrôle doit dresser la liste exhaustive des documents nécessaires à l’accomplissement de la mission. Ces documents doivent être retirés contre décharge et restitués à qui de droit dès la fin des opérations de contrôle dans les mêmes conditions. Lorsqu’un document est compromettant, le Contrôleur est tenu de le retirer contre décharge et de ne laisser qu’une copie certifiée à l’agent contrôlé.

Élaboration des rapports de contrôle

Le but final du contrôle n’est pas le rapport, mais son exploitation. Or, exploiter un rapport c’est en tirer des propositions de décisions et des mesures propres à améliorer le fonctionnement des services. Il est donc indispensable que le rapport soit conçu et présenté en vue de cette exploitation.

Structure du rapport

Le rapport de contrôle comporte :

• une introduction ;
• un développement ;
• des recommandations ;
• des annexes.

L’introduction

Elle est brève et commence par rappeler :

• la base juridique du contrôle (lettre de mission, note de service, etc.) ;
• l’objet du contrôle ;
• la composition de l’équipe de contrôle ;
• le plan du rapport (il doit être logique et rigoureux).

Le développement

C’est la partie centrale du rapport dans laquelle doivent apparaître la logique de l’exposé et la rigueur de l’argumentation.

En fait, l’objectivité est l’une des principales qualités d’un rapport. Il s’agit de relever toutes les irrégularités et tous les cas de malversations sans état d’âme (non respect de la réglementation, absence irrégulière, perception frauduleuse des salaires et rappels, etc.). Dans tous les cas, les faits relevés doivent être appréciés au regard des normes légales et réglementaires.

Les recommandations

Les faits seuls justifient les conclusions et les recommandations. Les irrégularités constatées peuvent faire l’objet des recommandations ci-après :

• suspensions de solde / pension, ou d’indemnités ;
• mesures conservatoires à prendre ;
• mesures de prévention d’autres cas de malversations ;
• mesures tendant à étendre le contrôle à d’autres structures semblables ;
• contrôles plus approfondis à prescrire.

Les annexes

La partie annexe du rapport est celle où tous les documents probants sont regroupés. La liste type des annexes comprend :

• lettre de mission ;
• note de service ;
• bordereaux de transmission ;
• demande de renseignements ou d’explications écrite ;
• documents compromettants (pièces à conviction) ;
• réponses aux demandes d’explication ;
• procès-verbaux.

Communication du rapport

Le rapport accompagné du projet de note de synthèse est transmis au Chef de Brigade pour approbation et suite de la procédure. La note de synthèse est le résumé des éléments du rapport, elle comprend :

• la présentation de l’objet du contrôle ;
• les irrégularités constatées ;
• les cas de malversations et leur montant ;
• les mis en cause (agents publics fautifs) ;
• les propositions de sanctions ;
• les actions à mener en vue du redressement des anomalies constatées.

Suite du rapport

La suite réservée au rapport est laissée à la discrétion de la hiérarchie. Le rôle du Contrôleur de la Solde se limitant à constater les faits et à faire des propositions.

Sanctions des irrégularités

Les principales irrégularités

Les principales irrégularités constatées au cours des missions de la Brigade du contrôle de la solde sont :

• la perception des salaires indus ;
• la perception des rappels indus ;
• la perception des primes et indemnités indues ;
• le non remboursement de l’avance de solde ;
• le non remboursement de l’avance sur pension ;
• la non-exécution d’un ordre de recettes ;
• les matricules en double ;
• le paiement en double des rappels ;
• le paiement en double d’un capital décès ;
• le détournement des bons de caisse ;
• le paiement de faux bons de caisse.
• Etc.

Les mesures conservatoires

Au regard des irrégularités et anomalies susmentionnées, les mesures conservatoires généralement proposées sont les suivantes :

• suspension des matricules querellés ;
• suppression des indemnités perçues à tort ;
• suspension des habilitations ;
• lettres d’observation aux responsables des sites de traitement ;
• retrait du code salaire (institutions financières).

Les sanctions encourues

Tout contrôle a pour but de rechercher les irrégularités éventuelles. Lorsque celles-ci sont découvertes, les mis en cause doivent être sanctionnés.

Les sanctions encourues en cas de malversations sur la solde et les pensions sont les suivantes :

• émission d’ordres de recettes;
• traduction du mis en cause au Conseil Permanent de Discipline de la Fonction Publique ;
• traduction au Conseil de Discipline Budgétaire et Financière.

La Brigade du Contrôle est le bras séculier du Ministère des Finances en matière de contrôle de la solde et des pensions. Elle joue un rôle dissuasif pour les acteurs de la chaîne solde et pour les usagers.

Ne dit-on pas que : « La peur du gendarme est le commencement de la sagesse ».